SeattleJP 求人分析
💡 スマート要約
元の求人情報
職務内容
ワシントン・ユーティリティーズ・アンド・トランスポート・コミッション
尊厳。専門性。正直さ。責任感。
代理記録官
（プログラムスペシャリスト4）
所得額の検討：
この職種のステップAは年間63,252ドル、ステップLは年間82,872ドルです。給与範囲の上段であるステップMは年間84,984ドルで、通常は勤続年数に応じて進むステップです。すべての職員は、永久的給与範囲でステップLに任命されてから6（6）年後にステップMに進みます。
この募集は2026年6月10日午後11時59分まで開催され、応募書類の最初の提出は2026年6月3日に予定されています。なるべく早く応募することをお勧めします。
UTCは、いつでも採用決定を行うことや、この募集を終了または延長することを保留する権利を有しています。この募集の応募書類は、次の60日以内に開設される類似の職種に使用される可能性があります。
ご機会：
ワシントン・ユーティリティーズ・アンド・トランスポート・コミッション（UTC）は、私たちの次の 代理記録官 （プログラムスペシャリスト4） を Records Management（記録管理）部門内で務めていただける、エネルギッシュで細かい点に気を配るリーダーを求めています。これは、UTCが公共および意思決定者に重要な情報を管理し、保護し、提供する方法をどのように形成するかという高視認性の役割です。ケース管理システムとe-Filingポータルのリーダーとして、公共記録法および行政手続法への準拠を確保し、委員会記録のライフサイクル全体を管理します。複雑な公共記録のリクエストを指導し、公開公開会議を調整するなど、あなたの仕事は透明性、責任感、そして政府への信頼を直接支えることになります。
システムおよびポリシーの管理に加えて、あなたはスキルある記録チームをリードし、正確性、協力、継続的な改善という文化を育成します。UTCの記録準拠に関する主要な連絡役として、リーダーシップと連携してプロセスを改善し、記録管理に関する委員会全体の理解を強化するトレーニングを提供します。これは、リーダーシップ、システム思考、公共サービスの交差点で活躍する人物にとっての機会です。
ハイブリッド：
これはハイブリッドの機会ですが、成功した応募者 必須です ワシントン州内に居住していなければなりませんし、 必須です ラーシー、ワシントンの本社ビルに通報できる必要があります 毎隔週5日間（5日間）。
旅行：
訓練に出席するため、主にスチュアート郡内でのローカルな移動が必要となる場合があります。
我々のミッション：
投資家所有の電力会社および輸送サービスが安全で、公平で、利用可能で、信頼性があり、適正な価格で提供されるようにして、ワシントン州の住民を保護することを目的としています。
ビジョン：
我々は、消費者および規制対象企業の双方にとって公平で公正な結果を実現することをめざしています。また、職場において包含性と所属感を重視しています。
我々の福利厚生やUTCでの勤務についてさらに詳しく知りたい場合は、以下の ウェブサイトをご参照ください。
我々が社員に提供するもの：
- UTCは、多様性、公平性、包含性、そして所属感を重視した環境を築いています また、私たちがサービスを提供するコミュニティからの労働力を採用し、維持することをめざしています私たちには、個人的な生活と職業生活のバランスを保つことが重要であると認識しており、柔軟な勤務時間、ウェルネスプログラム、モバイル／テレワークの機会を提供しています
- 状態を通じて、従業員（およびその家族）には、医療、歯科、視力、基本的な生命保険の選択肢が提供されています
- 状態の退職プログラムへの加入および遅延給与計画を提供しています
- 全職員およびパートタイム従業員は、有給休暇および年1回の有給個人休暇を受ける権利があります
- 職務
あなたが行うこと
[9] この役割において、多様な責任の範囲の中で、記録担当者は以下の業務を担当します:
委員会の審判手続きにおけるスタッフのファイルおよび記録の処理を管理し、命令、通知、手紙の送達およびすべての入力された訴状の配布を行います
- 案件管理システムにおけるスタッフの入力項目をレビューし、正確性と準拠を確保します
- 案件管理システムおよびe-Filingポータルに関する記録管理ポリシーの開発および維持を行います
- 記録の在庫管理、保存期間、取得、処分に関するスタッフ活動およびトレーニングを統括します
- 正式な案件ファイルおよびその他の公式記録の管理を担当します
- 異なる記録保存スケジュールを特定し、評価し、必要に応じて統一性と一貫性を保つために削除または変更します
- 状態記録政策および手続きへの機関の準拠を確保するため、州務長官、記録部に連絡役を務めます
- 監督下のスタッフに、適切かつ意味のあるパフォーマンス評価およびプロフェッショナルな発展機会を提供します
- 定期的なプロフェッショナルな発展、トレーニング、チームビルディングスケジュールを実施します
- 開会議議事録に含まれる各項目の支援文書をSharePointに掲載し、適切に配布して、内部および外部の顧客が、委員会が開会議でこれらの項目を扱う際に考慮する文書にアクセスできるようにします
- 委員会の指導部と相談し、公開会議のポリシーおよび手順の開発または見直しを行い、その結果生じた新しいプロセスを実施することを担当します。
- 記録センターのスタッフに、公開会議および聴取室のタスクを交代で割り当てることを担当します。
- スタッフへの配布範囲の程度を判断し、中程度から複雑な公文書のリクエストを処理することを担当します。
- 代理機関のポリシーおよび手順およびWAC 480-04、「情報および記録への公共アクセス」および公文書法に準拠した複雑な公文書リクエストを受け入れることを担当します。
資格
必須資格:
必須および希望される資格のための経験は、生活経験、ボランティア経験、正式な職業的就業、またはその組み合わせを通じて得ることができます。
ビジネス経営、公共経営、法、公共衛生、健康経営、またはそれに近い分野の学士号。
および
3年（3年以上）の経験で、以下のいずれかを調整または管理することを担当します：
- ワシントン州の公文書開示法、規則、および基準。
- HIPAAまたは規制要件；または記録管理。
- トラックシステムまたは大規模データベースの管理。
- 書簡およびその他の準司法文書の作成。
または
5年（5年以上）の経験で、以下のいずれかを調整または管理することを担当します：
- ワシントン州の公文書開示法、規則、および基準。
- HIPAAまたは規制要件；または記録管理。
- トラックシステムまたは大規模データベースの管理。
- 書簡やその他の準司法文書の作成。
- チームのリーダーまたは監督。
多様性・公平性・包含性（DEI）に関する能力（全社員に期待される）：
- 学びながら成長するための行動を取る能力。
- 他者のニーズを満たすための行動を取る能力。
- EDIに関する知識・理解・コミットメント。
- 自己認識。
- 相互に利益をもたらし合い信頼に基づく戦略的パートナーシップの育成。
- 包含的エクセレンスとアライシップ。
UTCコア能力（全社員に期待される）：
- 責任感
- 成功と改善の測定
- 顧客志向
- 成果志向
- コミュニケーションスキル
- 適応力／柔軟性
- 自己開発
- 持続的なプロセス改善
希望される経験・知識・スキル・能力：
ビジネス administration または関連分野における修士号の取得または、フォームおよび記録管理に関する追加の経験を有すること。
- チームをリードする経験が2年以上あること。
GovQA に関する知識と理解を有すること。 - 以下の Microsoft Office製品に関するコンピュータソフトウェアの習熟度を有すること：中級レベル：Excel、Word、PowerPoint、SharePoint；中級レベル：Outlook。
- データベースを検索・クエリし、研究リクエストを調査する能力を有すること。
- 開会原則に関する知識と経験を有すること。
- 法的用語・民事手続に関する知識と経験を有すること。
勤務職種に特化した能力：
- 档案および記録管理の原則・実務に関する実証された知識を有すること。
- 公共記録法に関する実証された理解と実務知識を有すること。
- 開会公開会議法および行政手続法に関する実証された理解と知識を有すること。
- 以下のコンピュータソフトウェアに関する実証された経験を有すること：
- MS Excel（またはその他のスプレッドシートソフトウェア）を使用して、スプレッドシートを作成・編集・印刷・フォーマットし、データの検索・置換、基本的な数式および関数の使用を行うこと；テンプレート、スタイル、自動フォーマット、複数のワークシートの使用を行うこと；大規模または複雑なスプレッドシートの作成・操作、複雑な数学的数式を使用してデータを計算し、ワークシート間をリンクすること；他のソースからデータをインポートし、リストをフィルタリングし、チャートおよびグラフを作成・フォーマットすること。
- ワードプロセッサソフトウェア（例：MS Word）を使用して、ドキュメントを作成・フォーマット・編集・プレビュー・印刷・保存すること；テキストの選択・編集・コピー・貼り付け・フォーマット・スペルチェックを行うための標準機能を使用すること。
- 電子通信およびカレンダー用ソフトウェア（例：MS Outlook）を使用して、電子メールを作成・送信・返信し、スケジュールを調整し、会議をスケジュールすること。
補足情報
以下の情報を完全に読みましょう：
- この職種は、ワシントン州行政規則（WAC）第357編の民事サービス規則に該当します。
- RCW 80.01.020 UTCが規制または財的に関与している会社の株式を保有している者を雇用する能力を制限します。このような関与には、従業員の配偶者の関与も含まれます。
- UTCはE-Verifyを使用していませんため、STEM-Optional Practice Training（OPT）の延長資格がありません。詳しい情報については、 www.uscis.govをご参照ください。
応募方法:
UTCチームにご興味がありますか？上部の「応募」ボタンをクリックして応募を開始してください。さらに選考に進むためには、以下の書類を応募書類に添付してください：
- 入社意欲書 - ご自身がポジションの資格を満たしていること、そしてなぜあなたが最適な候補者であるかを記載してください。
- 略歴 - 適用可能なスキル、経験および教育背景を記載してください。
- 参考人 - ご応募書類に、少なくとも3名のプロフェッショナルな参考人（現在の電話番号およびメールアドレスを含む）を添付してください。そのうち1名は、現在または最近の直属の上司である必要があります。 必須 は、応募書類に含まれる必要があります。 1名 は、現在または最も最近の直属の上司である必要があります。
候補者の最初の選考は その他の理由に基づいて 申請書類の内容および完全性、および「補足質問票」への回答、および申請手続きに伴って提出されたその他の申請書類に基づいて判断されます。
本採用情報が www.careers.wa.gov以外のウェブサイトで表示されている場合、採用情報のタイトルを確認し、ワシントン州の公式ポータルを通じて申請してください。第三者ウェブサイトを使用した場合、申請書が不完全になる可能性があります。申請書の作成・アクセス・完了に技術的な問題が生じた場合は、NEOGOVまで無料でご連絡ください。(855) 524-5627 またはメールで support@neogov.comまでお問い合わせください。
注意、『履歴書を参照』と記載しても、「業務経験」セクションや補足質問票の記入を代用することはできません。申請書が不完全とみなされる可能性があります。
退役軍人優遇措置：
YesVetsについての情報は、こちらをクリックしてください。
退役軍人優遇措置を主張する申請者は、申請書に赤かきされたDD-214（メンバー4号コピー）、NGB 22、または米国退役軍人庁が発行したサービス証明書のコピーを添付してください。個人を特定する情報（例：社会保険番号など）は黒く塗りつぶしてください。詳細については、UTC人事部までお問い合わせください。 humanresources@utc.wa.gov。
全ての情報は検証される可能性があります。追加の書類が求められる場合があります。教育および/または業務経験に記載された情報が、職種の最低資格要件を満たしていない場合、応募者が却下される可能性があります。
UTCは平等機会雇用者です。皆様が公平かつ平等に私たちのチームに参加できるよう努めています。現在および将来の社員が年齢、性別（ジェンダーアイデンティティを含む）、人種、民族、障害、性的指向、退役軍人ステータス、婚姻状態、または宗教的・政治的関連を問わず公正かつ平等に扱われることを約束しています。
申請プロセスにおいて配慮が必要な場合は、採用担当者に電話で（360）664-1134 またはメールでUTC人事部へ humanresources@utc.wa.gov. TTYサービスについては、7-1-1または1-800-833-6384にWashington Relay Serviceをご利用ください。
UTCについての詳細情報は、以下のURLをご覧ください：
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
ワシントン州：
http://access.wa.gov
SeattleJP Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
WASHINGTON UTILITIES AND TRANSPORTATION COMMISSION
Respect. Professionalism. Integrity. Accountability.
Agency Records Officer
(Program Specialist 4)
Salary Consideration:
For this position, Step A is $63,252 per year and Step L is $82,872. The high end of the salary range, Step M, is $84,984, and is typically a longevity step. All employees progress to Step M six (6) years after being assigned to Step L in their permanent salary range.
This recruitment is open until June 10, 2026, at 11:59pm. The first pull of applications is scheduled for June 3. It is in your best interest to apply as soon as possible.
UTC reserves the right to make a hiring decision and/or choose to close or extend this recruitment at any given time. Applications for this recruitment could be used to fill comparable positions that open within the next 60 days.
The Opportunity:
The Washington Utilities and Transportation Commission (UTC) seeks a dynamic, detail-oriented leader to serve as our next Agency Records Officer (Program Specialist 4) within the Records Management section. This is a high-visibility role where you’ll shape how the UTC manages, protects, and delivers critical information to the public and decision-makers. You’ll take the lead on our case management system and e-Filing Portal, ensure compliance with the Public Records Act and Administrative Procedure Act, and oversee the full lifecycle of commission records. From guiding complex public records requests to coordinating open public meetings, your work will directly support transparency, accountability, and trust in government.
In addition to managing systems and policies, you will lead and develop a skilled records team, fostering a culture of accuracy, collaboration, and continuous improvement. You will serve as the UTC’s primary liaison on records compliance, partner with leadership to refine processes, and deliver training that strengthens commission-wide understanding of records management. This is an opportunity for someone who thrives at the intersection of leadership, systems thinking, and public service.
Hybrid:
Although this is a hybrid opportunity, the successful incumbent must reside within Washington state and must be available to report to the Lacey, Washington headquarters building five (5) days every other week.
Travel:
Local travel, mostly within Thurston County, may be required to attend training.
Our Mission:
To protect the people of Washington by ensuring that investor-owned utility and transportation services are safe, equitable, available, reliable, and fairly priced.
Vision:
We strive to achieve equitable and fair outcomes for both consumers and regulated companies. We prioritize inclusion and belonging in the workplace.
For more information about our benefits or working at UTC, please visit our website.
What We Offer Our Employees:
- UTC fosters an environment of diversity, equity, inclusion and belonging, while striving to hire and retain a workforce from the communities we serve.
- We place importance on a healthy balance between personal and professional lives; offering flexible work schedules, wellness programs, and mobile/telework opportunities.
- Through the state, our employees (and their families) are offered options for medical, dental, vision and basic life insurance.
- We offer enrollment into the state retirement programs and a deferred compensation plan.
- Full-time and part-time employees are entitled to paid holidays and one paid personal holiday per calendar year.
Duties
Some of What You’ll Do:
Among the varied range of responsibilities held within this role, the records officer will:
- Manage staff’s processing of files and records in commission adjudicative proceedings, including serving orders, notices, and letters, and distributing all incoming pleadings.
- Review staff entries in the case management system to ensure accuracy and compliance.
- Develop and maintain records management policies related to the case management system and e-Filing Portal.
- Oversee all staff activities and training related to managing records inventory, retention, retrieval, and disposition of formal case files and other official records.
- Assist section records coordinators to identify, evaluate, and if appropriate, eliminate or change unique record retention schedules to ensure uniformity and consistency of retention schedules.
- Serve as point of contact with the Secretary of State, Archives Division, ensuring agency compliance with State records policies and procedures.
- Provide supervised staff with timely and meaningful performance evaluations and professional development opportunities.
- Implement regular professional development, training, and team building schedules.
- Ensure supporting documents for each item on the open meeting agenda are posted to SharePoint and distributed as appropriate so that internal and external customers are aware of, and have access to, documents the commission will consider when addressing the items at the open meetings.
- Advise and consult with commission leadership to develop or revise open meeting policies and procedures and implement resulting new processes.
- Assign open meeting and hearing room tasks to records center staff on a rotating basis.
- Independently review, determine extent of distribution to staff, and process moderate to complex public records requests.
- Receive complex requests for public records in compliance with agency policy and procedures and WAC 480-04, Public Access to Information and Records, as well as the Public Records Act.
Qualifications
Required Qualifications:
Experience for both required and desired qualifications can be gained through lived experience, volunteer experience, formal professional employment, or a combination.
A bachelor’s degree in business administration, public administration, law, public health, health administration, or a closely allied field.
AND
Three (3) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
OR
Five (5) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
- Leading or supervising a team.
Diversity Equity and Inclusion (DEI) Competencies (expected of all employees):
- The ability to take action to learn and grow.
- The ability to take action to meet the needs of others.
- EDI Knowledge, Understanding, & Commitment.
- Self-Awareness.
- Cultivating Mutually Beneficial and Trusting Strategic Partnerships.
- Inclusive Excellence & Allyship.
UTC Core Competencies (expected of all employees):
- Accountability
- Measuring Success and Improvement
- Customer Focus
- Results Focus
- Communication Skills
- Adaptability/Flexibility
- Self-Development
- Continuous Process Improvement
Desired Experience, Knowledge, Skills, & Abilities:
A master’s degree involving major study in business administration or a closely related field or additional experience in forms and records management.
- Two or more years of experience leading teams.
Knowledge and understanding of GovQA. - Computer software proficiency for the following Microsoft Office products: Intermediate level: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Intermediate level: Outlook.
- Ability to search and query databases to research requests.
- Familiarity with Open Meetings principles.
- Familiarity with legal terms/civil procedure.
Position Specific Competencies:
- Demonstrated knowledge of archival and records management principles and practices.
- Demonstrated understanding and working knowledge of the Public Records Act.
- Demonstrated understanding and knowledge of the Open Public Meetings Act and Administrative Procedures Act.
- Demonstrated experience with the following computer software:
- MS Excel (or other spreadsheet software) to create, modify, print, and format spreadsheets, find and replace data, and work with basic formulas and functions; use templates, styles, auto-formats, and multiple worksheets; create and manipulate large or complex spreadsheets, use complex mathematical formulas to calculate data, and link worksheets; import data from other sources, filter lists, and create and format charts and graphs.
- Word processing software, such as MS Word, to create, format, edit, preview, print, and save documents; use standard functions to select, edit, copy, paste, format, and spellcheck text.
- Electronic communications and calendar programs, such as MS Outlook, compose, send, and respond to electronic mail, and coordinate schedules and schedule meetings.
Supplemental Information
READ THE FOLLOWING INFORMATION COMPLETELY:
- This position is covered under civil service rules, Title 357 of the Washington Administrative Code (WAC).
- RCW 80.01.020 limits the UTC's ability to employ any person who owns stock in any company the UTC regulates or is otherwise financially interested in such company. Such interests include those of an employee's spouse.
- UTC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
How to Apply:
Interested in joining the UTC team? Click the Apply button at the top to begin! To be considered for further screening, ensure you attach the following documents to your completed application:
- Letter of Interest - describing how you meet the position qualifications and why you believe you are the ideal candidate.
- Resume - detailing your applicable competencies, experience and education.
- References - At minimum, three (3) professional references with current telephone numbers and email addresses must be included with your application; one (1) contact MUST be your current or most recent supervisor.
The initial screening of candidates will be solely based on the contents and completeness of the application materials, including answers provided to the ‘Supplemental Questionnaire’, along the additional application materials submitted as part of the application process.
If you are viewing this recruitment on any website other than www.careers.wa.gov, please note the recruitment title and apply through Washington state’s official portal. Your application may be received incomplete if using a third-party website. If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
NOTE, indicating ‘see resume’ will not substitute for completing the "work experience" section or supplemental questionnaire of the application packet and may result in your submission being marked incomplete.
Veterans Preference:
For information about YesVets, please click here.
Applicants wishing to claim Veterans Preference should attach to their application a copy of their redacted DD-214 (Member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs. Please blackout any personally identifiable data such as Social Security numbers. For further information, contact UTC Human Resources at humanresources@utc.wa.gov.
All information may be verified; additional documentation may be required. Candidates may be disqualified if the education and/or work experience does not include information used to meet the minimum qualifications of the job.
The UTC is an equal opportunity employer. We want to make sure you have an equal opportunity to join our team. Our commitment is making sure current and future employees are treated fairly and equally without regard to age, sex (including gender identity), race, ethnicity, disability, sexual orientation, veteran status, marital status, or religious or political affiliation.
Persons needing accommodation in the application process may contact the recruiter via telephone on (360) 664-1134 or email the UTC HR office at humanresources@utc.wa.gov. For TTY service, please call the Washington Relay Service on 7-1-1 or 1-800-833-6384.
For more information about the UTC, please visit:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
The State of Washington:
http://access.wa.gov
