SeattleJP 求人分析
💡 スマート要約
元の求人情報
説明
事務補佐 | 行業専門職1
フルタイム | 常勤
場所：スタッフ・クリーク矯正センター | アーバイン, ワシントン州
年収範囲：月額 $4,320 - $5,812
矯正産業（CI）は、矯正施設の個々の労働訓練プログラムの維持および拡充に取り組んでおり、市場価値のある職業スキルを育成し、ポジティブな労働習慣を促進し、矯正省のミッションを支援しながら税金の負担を軽減することを目的としています。これらのプログラムを通じて、CIは矯正施設の個人が社会と地域社会への再統合に成功するための意味のある就労経験を提供しています。
行業専門職1 | 事務補佐は、当社のミッションを支えるために、矯正産業の顧客に対して優れた顧客サービスを提供し、矯正労働者に対して実践的なスキル訓練と就労指導を行う重要な役割を果たします。選考された候補者は、割り当てられたプログラムおよび就労活動の効率的な運営を確保し、責任感、チームワーク、安全、品質の高いパフォーマンスを重視したプロフェッショナルな環境を育むことになります。
このポジションには、強いコミュニケーション能力と人間関係のスキル、顧客サービスへの強いコミットメント、運用上のニーズと労働力開発目標のバランスを取る能力が求められます。日々の対話と指導を通じて、就労者を将来の雇用機会に向けて準備し、矯正産業のプログラム全体の成功をサポートする役割を担います。
完成した応募書類には以下が含まれます：
- 当機関へのこのポジションへのご興味を示すカバーレター
- 詳細な履歴書
- 3人のプロフェッショナルな推薦人
職務内容
我々は、公共サービスへのビジョンを共有し、公平で包摂的な文化を育み、優れた成果を促進・インスピレーションを与えることにより、矯正施設の個人、当機関、地域社会にとってより良い結果をもたらすことにコミットしたチームメイトを求めています。
事務補佐として 、あなたの主な業務は以下の通りです：スタッフ・クリーク矯正センター（SCCC）のビジネスオフィスの事務補佐として、以下の業務を行うことになります：
- ビジネスマネージャーの支援を通じて、調達から支払いまでのプロセスを管理し、すべての購入注文が期日に間に合うよう発行・配達することを確保します
- Assisting Business Manager to oversee the procure-to-pay process, ensuring all purchase orders are issued and delivered on time
- 購入依頼書の正確性を確認し、処理済みの注文を追跡し、ベンダーの不一致を管理し、未処理の出荷について積極的にフォローアップして、期日通りの納品を確保する
- 共有インボックスを監視し、ベンダーと連携して価格を確認し、納品を追跡し、店舗または顧客からの問い合わせを解決する
- 会計バッチの正確性を監査し、ベンダーまたは顧客から補足的な文書を依頼して、完全な財務記録を確保する
- OSNおよび州のコンピュータに承認されたCIプログラムを活用して業務を遂行する
- 物流スーパーバイザーの支援
- 顧客サービス／運用／生産マネージャーの支援
- DOCポリシーに従って収容労働者の管理とセキュリティを確保する
- その他、指示に基づく業務
必要資格
必須資格（必要な資格）
- 高等学校卒業または同等の資格
- 事務または行政業務での1年間の実務経験
- Microsoft Office製品をよく使いこなす
- 電話、メール、対面での明確なコミュニケーションができる
応募書類が目立つための資格（推奨資格）
- LEAN原則およびその実施に関する文書化された経験2年間
- 米国教育部（USDE）または高等教育認定機関協会（CHEA）が認定した大学・学院の、会計、在庫、経営、または関連分野の associate degree（短期大学程度）
- 高度な口頭および書面でのコミュニケーション能力
- 他者へのトレーニングおよび教育の経験
- 売上経験
- 被収容者施設での勤務経験
補足情報
ビジョン: 安全な地域社会を一緒に築くこと。
ミッション: 生活をポジティブに変えることで、公共の安全を向上させること。
我々の取り組み: 安全で人道的な矯正制度を運営し、他者と協力しながら人々の人生を変えて、より良いワシントン州を築くこと。
我々のコアバリュー:
- 堅実さと信頼を育む環境をつくること: 矯正はパートナーシップと信頼を重んじます。私たちはオープンさと支え合い、勇気を持って意見を交わすことを奨励します。私たちは、約束したことを実行することにコミットしており、行動に対して責任を持ち、個人としての所有感をもって行動します。
- 尊重と包摂的な対話: 矯正は個人を尊重し、多様性と包摂的な環境を促進することで安全を重んじます。私たちは、ステークホルダーの意見や感情、視点を尊重し、聞くことを重んじます。また、私たちは、私たちがサービスする人々とお互いへの影響を考慮します。
- 人々の安全: 矯正は、身体的、精神的、感情的な安全と福祉を重んじる環境をつくることを信じています。私たちは、すべての人々の安全を進める人々を敬います。
- 言葉と行動におけるポジティブさ: 矯正では、ポジティブな意図を前提とし、良い結果への共通の願いがあると信じています。私たちは常にポジティブな行動を示し、常にベストを尽くします。
- 人々の成功をサポートすること: 矯正はコミュニティにコミットしており、個人を理解し、希望を植え込み、変化を受け入れ、機会を提供することに取り組んでいます。
DOCは、人種、宗教、人種、国籍、性別、結婚状況、性的指向、性別认同、性表現、年齢、名誉退職軍人、軍人状態、遺伝情報、または障がいのある個人が訓練を受けたガイドドッグやサービス動物を使用するなど、いかなる感覚的、精神的、または身体的障がいも含む一切の差別を行わず、平等な機会を提供する雇用主です。
重要事項:
- DOCは、連邦雇用資格確認フォームI-9の雇用資格確認要件に準拠しています。選考された候補者は、そのフォームの要件に一致する米国での就労資格を証明する書類を提供できる必要があります。 https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOCはE-Verifyを使用しておりません。そのため、STEM-Optional Practice Training（OPT）の提供資格がありません。詳しい情報については、 www.uscis.govをご参照ください。
- この募集は、複数の職位を埋めるために利用されることがあります。
- ご応募の際には、少なくとも3人のプロフェッショナルな参考人を含めてください。プロフェッショナルな参考人は、あなたの仕事の実績、技術的スキル、業務能力を証言できる、あなたの仕事に報酬を支払って指導した個人を指します。プロフェッショナルな参考人があまりない場合は、教育者やその他のプロフェッショナルな関係者など、関係のない専門家を含めてください。
ご注意ください: すべてのプロフェッショナルな参考人に電話番号およびメールアドレスが必要です。 - 新規採用の前に、犯罪歴を含む背景調査が行われます。背景調査の情報は必ずしも雇用を妨げるとは限りませんが、応募者の職務遂行に適切かつ能力があるかどうかを判断する際の参考になります。
- 契約者と囚人との直接の接触または近接の作業が、危険な環境で行われることがあります。応募を検討する際には、この点を考慮してください。
- 我々は薬物およびアルコール不使用の職場環境を維持することにコミットしており、従業員はすべての州および連邦法に準拠する必要があります。採用選考プロセスの一部として、採用前の薬物検査が行われる可能性があります。検査で何らかの制御薬物が検出された応募者は、考慮から除外されます。
- オレオレシンカプシシム（OC）は、自己防衛および/または緊張緩和のためのスプレーベースのペッパースプレーです。感度やアレルギーがある応募者は、この職務でどの程度の曝露があるかについて尋ねることをお勧めします。
- 動物ケアプロジェクトは、ワシントン州のほとんどの刑務所で一般的な要素であり、犬や猫のプログラムを含みます。動物に感度やアレルギーがある応募者は、この職務でどの程度の曝露があるかについて尋ねることをお勧めします。
- 結核（TB）は、DOC従業員にとって重要な健康問題です。採用が成功した候補者は、採用日の60日以内に、基準となるTB皮膚テストの有効な証明を提出する必要があります。テスト結果が陽性の場合、追加の情報、検査および治療が必要になります。テスト結果は雇用の条件ではありません。
- 米国国外で授与された外国の同等学位は、応募書類に資格評価報告書を添付する必要があります。必要な評価書類は、 www.wes.org および www.aice-eval.orgこのドキュメンテーションが提供されるまで、採用プロセスの次の段階に進むことはできません。
テレワークの詳細
このポジションはテレワークが可能である場合があります。役割が承認された場合、作業はワシントン州内の自宅または他のオフサイトの場所で、信頼できるインターネットまたはセルラーのホットスポットサービスを使用して実施される可能性があります。社員は、オフサイトで作業する際、安全に業務を遂行し、州が提供した機器を適切に扱い、保有するすべての情報の機密性を維持する必要があります。社員は、業務の必要に応じて、州立矯正施設またはフィールドオフィスに通勤する必要があります。これは、オンボーディングプロセスの一部を含む場合があります。一部のオフィスでは「立ち寄り」エリアが利用可能ですが、DOC施設内に専用の作業スペースは提供されません。
ご提供する福利厚生：
わashington Stateの矯正省の社員として働くことは、ワークライフインテグレーションが最優先事項です。ワシントン州の社員は、国際的に最も包括的で競争力のある福利厚生パッケージを提供しています。これには、医療、歯科、視力の家族向け保険をはじめ、以下の特典が含まれます：
- リモート/テレワーク/柔軟なスケジュール（ポジションにより異なります）
- 年間最大25日間の有給休暇
- 月に8時間の有給病休
- 年間12日間の有給休日
- Generous retirement plan（ generous は日本語訳として「充実した」に翻訳します）
- フレックス・スパーニング・アカウント
- 依頼者支援
- 遅延報酬制度およびその他多くの特典！
PERS: 州の社員は、ワシントン州公務員退職年金制度（PERS）の会員です。新規社員には、2つの企業が負担する退職制度の選択肢があります。詳細については、 退職年金制度省のウェブサイトをご覧ください。
この採用に関する質問や、応募プロセスにおける合理的な配慮を求める場合は、mackenzie.conley@doc1.wa.gov までメールでお問い合わせください。または、509-630-9160 にお電話ください。TTYサービスが必要な場合は、ワシントン州リレーファシリティへ 7-1-1 または 1-800-833-6388 にお電話ください。
SeattleJP Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Office Assistant | Industries Specialist 1
Full Time | Permanent
Location: Stafford Creek Corrections Center | Aberdeen, WA
Salary Range: $4,320 - $5,812 Monthly
Correctional Industries (CI) is dedicated to maintaining and expanding incarcerated individual work training programs that develop marketable job skills, promote positive work habits, and support the Department of Corrections’ mission while reducing taxpayer costs. Through these programs, CI provides meaningful work experiences that prepare incarcerated individuals for successful reentry into the workforce and their communities.
The Industries Specialist 1 | Office Assistant plays a vital role in supporting our mission by delivering exceptional customer service to Correctional Industries customers while providing hands-on skills training and work guidance to incarcerated workers. The candidate of choice will help ensure the efficient operation of assigned programs and work activities while fostering a professional environment that emphasizes accountability, teamwork, safety, and quality performance.
This position requires strong communication and interpersonal skills, a commitment to customer service, and the ability to balance operational needs with workforce development objectives. Through daily interactions and instruction, the incumbent will contribute to preparing incarcerated individuals for future employment opportunities while supporting the overall success of Correctional Industries programs.
A completed application packet will include:
- A cover letter regarding your interest in this position with our agency
- A detailed resume
- Three professional references
Duties
We are looking for teammates who share our vision of public service and are committed to an equitable and inclusive culture that fosters and inspires excellence, while promoting innovation, engagement, and safety, leading to better outcomes for our incarcerated population, our agency, and our community.
As an Office Assistant, some of your duties will include:
- Acts as Office Assistant for Business Office at SCCC which could include:
- Assisting Business Manager to oversee the procure-to-pay process, ensuring all purchase orders are issued and delivered on time
- Reviewing purchase requisition for accuracy Track processed orders, managed vendor discrepancies, and proactively followed up on outstanding shipments to guarantee on-time deliveries
- Monitoring a shared inbox and corresponded with vendors to confirm pricing, track deliveries, and resolve shop or customer inquiries
- Auditing accounting batches for accuracy and request supplementary documentation from vendors or customers to ensure complete financial records
- Utilizing approved CI programs on OSN and state computer to complete tasks
- Assisting the Logistics Supervisor
- Assisting the Customer Service/Operations/Production Manager
- Ensuring control and security of Incarcerated workers in accordance with DOC policy
- Other work as assigned
Qualifications
What we need (required qualifications):
- High school graduation or equivalent
- One year working in an office or administrative work
- Strong with Microsoft Office products
- Ability to articulate clearly via phone, email, and in person
What will make your application stand out (preferred qualifications):
- Two (2) years of documented experience in LEAN principles and implementation
- Associate degree from colleges and universities whose accreditations are recognized by the U. S. Department of Education (USDE) or the Council for Higher Education Accreditation (CHEA) in Accounting, Inventory, Business Administration or closely related field
- Excellent oral and written communication
- Experience in training and teaching others
- Sales Experience
- Experience working in a Correctional setting
Supplemental Information
Vision: Working together for safer communities.
Mission: Improving public safety by positively changing lives.
Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.
Our Core Values:
- Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
- Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
- People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
- Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
- Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.
DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.
IMPORTANT NOTES:
- DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
- This recruitment may be utilized to fill more than one position.
- Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies. If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.
**Please note: Phone number AND email address are required for all professional references. - A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
- Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply.
- We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration.
- Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
- Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
Telework Details
This position may be allocated for telework. If authorized for the role, work may be performed from your home or another offsite location within the state of Washington using a reliable internet or cellular hotspot service at that time. Employees are expected to perform assigned duties in a safe manner, to take proper care all state-issued equipment, and maintain confidentiality of all information in possession while working offsite. Employees will be required to commute to a Department of Corrections facility or field office as business requires, to potentially include components of the onboarding process. Some offices will have a “drop in” area available, however, a dedicated workspace within a DOC facility will not be provided.
What We Offer:
As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority. Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation. Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:
- Remote/telework/flexible schedules (depending on position)
- Up to 25 paid vacation days a year
- 8 hours of paid sick leave per month
- 12 paid holidays a year
- Generous retirement plan
- Flex Spending Accounts
- Dependent Care Assistance
- Deferred Compensation and so much more!
PERS: State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS). New employees have the option of two employer contributed retirement programs. For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.
For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email mackenzie.conley@doc1.wa.gov or call us at 509-630-9160. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.
