SeattleJP 求人分析
💡 スマート要約
元の求人情報
説明
ドイツ語のHCLA顧客サービススペシャリスト3
強い整理整頓力と優れた口頭および書面でのコミュニケーション能力をお持ちの方は、この機会をぜひ捉えてください。私たちはスパokaneオフィスでフルタイムの顧客サービススペシャリスト3を採用しています。この役割では、顧客サービスチームの一員として、スパokaneオフィスの顧客に対して上級の顧客サービスサポートを提供することになります。
顧客サービススペシャリスト3は、自身の作業メソッドを使用して作業活動を整理・優先・実行し、単位のポリシーおよび手順の正確性を確保しながら、法律、規則、規制、ガイドラインに従う自発的な人物です。この役割では、繰り返しのタスクを独立して実行しながら、作業単位のプロセスの改善と発展に積極的に関与します。
あなたが行う主な業務は以下の通りです：
- HCLAの資格適合性および申請プロセスに関する申請者およびその家族への顧客サービスを提供する
- HCLAの資格適合性に関する初期申請および再申請の管理、情報の受領および処理、文書のアップロード、ケースをケースリソースマネージャーに割り当ててレビューを実施する
- 請求書の作成および記録の追跡を行い、受領時にアップロードする
- 毎月データをレビューし、クライアントの資格の有効期限を決定する
- 資格適合性のレビューおよび有効期限および各関連する業務に関するサポートスタッフに教育およびトレーニングを提供する
- すべての決定およびレビューのスプレッドシートを維持し、週次でI/Eマネージャー、ケースマネージャーおよび管理職にレポートを配布する
- 電子データベース内で作業を行う、包括してケースのアクティブ化/非アクティブ化、データ入力、情報分析、重複記録の統合、クライアント記録の転送、レポートの作成を行う
- サポートスタッフにトレーニングを提供し、彼らが現在の入力および資格適合性プロセスについて正確かつ最新の情報を得ていることを確保する
- 入力および資格適合性チームとの週次ミーティングに出席し、問題解決および変更および戦略の議論を行う
- クライアント、顧客および一般市民からの質問や苦情、問い合わせおよび顧客サービスに関する問題の解決を支援する
- チーム共有メールボックスを監視し、必要に応じて顧客への応答およびスタッフへのリダイレクトを行う
- 数字および手動記録およびデータ管理システム（例：CARE、TRACKS、バーコードクライアント登録、ADSA SharePointサイト、Outlookおよびその他のデータ管理システム）を使用して情報を集約、検索、追跡および/またはレポートを作成する
ご応募を検討すべき方は？
以下のいずれかの資格を持つプロフェッショナル
高等学校卒業または同等資格を有し、クライアント/顧客に関する質問、苦情または問題のサポート経験が3年ある方
または
カスタマーサービススペシャリスト2の経験1年
または
同等の教育経験
ご希望の条件：
- 口頭および書面での優れたコミュニケーション能力
- 機密情報の取り扱い経験
- 複数のタスクをこなす力と、中断を管理する能力
- オンライン情報データベースから情報を検索・取得する能力
- 問題解決および作業タスクの優先順位付けを行う能力
- 指示を受けて情報を吸収し、それに従って行動する能力
- 電子メール、ワードプロセッサ、インターネットアクセスの使用および電子データベースに関する知識を備えた高度なコンピュータスキル
兴味がありますか？ ご応募の際には以下を含めてください：
- 3人のプロフェッショナルな推薦人および更新された連絡先情報
ソーシャル・アンド・ヘルス・サービス省（DSHS）のビジョンである、人々が人間のサービスを通じて自分の人生を築くためには、所属感、共通の目的、共有される価値観、そして意味のある仕事を持つことで協力することが求められます。DSHSでのご勤務において、公平性、アクセス、社会正義への取り組みを大切にすることが、私たちの機関のビジョンにおいて極めて重要です。私たちは、ワシントン州のすべての市民、ブラック、インディゲナス、そして人々の色（People of Color）、身体的、行動的健康、知的障害を持つ人々、高齢者、LGBTQIA+の人々、移民および難民、そして財政的安定を築いている家族を含め、すべての人々をサポートすることを目指しています。
補足情報
新規採用の前には、犯罪歴を含む背景調査が行われることがあります。背景調査の情報は必ずしも採用を拒否する理由にはなりませんが、応募者の適性および業務遂行能力を判断する際の参考とされます。この募集は複数の空席を埋めるために使用されることがあります。州の業務で運転を行う従業員は有効な運転免許証を保有している必要があります。州の業務で個人所有の車両を使用する従業員は、その個人所有の車両に責任保険を保有している必要があります。
ウエストバージニア州ソーシャル・アンド・ヘルス・サービス省は、年齢、性別、性的指向、性別、性別表現、婚姻状態、人種、宗教、色、国籍、宗教的信念、政治的関与、軍事的状態、名誉退伍軍人、ベトナム戦争期、最近離職またはその他の保護された退役軍人ステータス、感覚的、精神的、身体的障害の存在、または障害を持つ人のための訓練を受けた導盲犬やサービス動物の使用、等価賃金、遺伝情報に基づいて雇用やそのプログラムやサービスにおいて差別をしません。 申請プロセスやこの仕事の募集において、代替形式での配慮が必要な場合は、採用担当者（電話番号：(360) 725-5810）までお問い合わせください。聴覚障害または難聴の方は、ワシントン州リレー・サービスを介して7-1-1または1-800-833-6384に電話してください。
E-Verify® は米国国土安全保障省の登録商標です。
SeattleJP Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Are you someone who possesses strong organizational skills and excellent oral and written communication skills? Consider this an exciting opportunity. We are hiring for a full-time Customer Service Specialist 3 for our Spokane office. In this role, you will be a part of our customer service team and provide senior customer service support to our office's located in Spokane.
The Customer Service Specialist 3 is a self-starter that can organize, prioritize, and initiate work activities using their own work methodologies and ensure the accuracy of unit policies and procedures while adhering to laws, rules, regulations, and guidelines. This role independently performs some repetitive tasks while remaining engaged in helping the work unit develop and improve processes.
Some of what you'll do:
- Provide customer service to applicants and their families regarding HCLA eligibility and the application process
- Manage Initial applications and re-applications for HCLA eligibility including receiving and processes information provided, uploading documents, assigning cases to case resource managers to review
- Make and track records request and upload when received
- Review data each month to determine client’s eligibility expiration
- Teach and train support staff regarding eligibility reviews and expiration and duties related to each
- Maintain spreadsheet of all determinations and reviews and distribute reports weekly to I/E supervisor, case managers and management
- Work within electronic databases, including activating/inactivating cases, inputting data, analyzing information, merging duplicate records, transferring client records, and compiling reports
- Train support staff to ensure they are informed and up to date with current Intake and Eligibility processes
- Attend weekly meetings with Intake and Eligibility team to problem solve and discuss changes and strategies
- Assist with answering questions and resolving complaints, inquiries, and customer service problems from clients, customers, and the general public
- Monitors team shared email inboxes to respond to customers and reroute to staff as needed
- Use digital and manual record and data management systems e.g., CARE, TRACKS, Barcode Client registry, ADSA SharePoint Site, Outlook and other data management systems to compile, look-up, track and/or report information
Who should apply?
Professionals with one of the following:
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
OR
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
OR
Equivalent education/experience.
What we're looking for:
- Excellent communication skills, both orally and written
- Experience handling confidential material
- Proven ability to multi-task and manage interruptions
- Ability to search and acquire information from online informational databases
- Ability to engage in problem-solving and prioritizing work tasks
- Ability to receive instructions, assimilate the information, and act according to those instructions
- Possess advanced computer skills including use of email, word processing, and internet access as well as knowledge of electronic databases
Interested? Please include in your application:
- Three professional references with updated contact information
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security.
