SeattleJP 求人分析
💡 スマート要約
元の求人情報
説明
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農業 - ウashington州の経済の柱
ウashington州農務省は、州を100年以上にわたり支えてきています。サービス、規制、および擁護を通じて、私たちはウashington州の農業が持続可能で活力あるものであることを保証し、消費者、公共の健康、そして環境を保護しています。私たちは農家や牧場主と幅広く協力しており、食の安全を確保するなど、私たちの責任は地元、国内、そして海外の数百万の人々の生活に影響を与えています。
この機関には約780人の従業員がおり、季節労働のピーク時には1,000人近くに達します。詳しくは、以下の 就職ページをご覧ください。
ご機会:
農業・食品システム開発部（FFSD）は、ウashington州の農業の食品システムを強化し、経済的持続可能性を高めるための取り組みを行っています。この部のプログラムは、サービス、支援、および擁護を通じて、農業が人々の健康とウashington州の経済に貢献しながら繁栄するというビジョンを推進し、消費者、農家、食品ビジネスを支援しています。FFSDの行政チームは、この部内のすべてのプログラムに対して包括的な支援を提供し、日々の業務が円滑に進むようにし、効果的な連携を確保します。私たちはコミュニケーション、組織、および業務プロセスの管理の中心的なリソースとして機能し、この部全体の一貫性、効率性、そして組織性を維持するのに役立ちます。
行政補助員は、この部内の4つのすべてのプログラム、つまり食品支援、地域市場、国際マーケティング、専門作物ブロック助成金プログラムに対する直接的な行政支援を行います。また、FFSD助役ディレクターおよび部長補佐の行政ニーズにも支援を行います。この支援は、時間管理、給与処理、旅行調整、および部内の調達および購入活動の支援など、限定的なものではありません。
行政補助員は、農業・食品システム開発部長補佐の下で勤務します。
重要な注意事項:
お支払いされる基本給は内部の公平性を考慮し、候補者の職務に応じた知識、スキル、経験によって異なります。このポジションの一般的な初任給は以下の通りです: レイジ44 ステップA $47,100 ステップ L $61,644 年間。
職務内容
ただし、以下に限らない：
農業・食料システム開発課、課長、およびFFSD事業に行政支援を提供する。
- 緊急、機密、または時間に敏感な状況について上司に報告する。
- その課における複雑な作業処理（例：メールマージ、分類、テキストとグラフィックの統合、データベース作業など）を行う。
- 劇場用品および在庫の管理と追跡を行う。
- FFSD課および事業のカレンダーを管理・維持する。
- 課の全体的な効率的な運営に貢献し、行政スタッフミーティングに出席し、必要に応じて課内での協力および作業量と優先順位の調整を行う。
- プロジェクトを整理・優先順位付けし、正確かつタイムリーな完了を確保する。
- 各種プロジェクトにおいて、課のスタッフおよび事業に行政支援を提供する。
- 内部スタッフおよび業者への書簡を作成する。
- 課のスタッフと行政のベストプラクティスについて協力する。
- PISCESでタイムキーパーとして勤務し、社員の休暇を追跡し、給与支給用のタイムシートを作成し、スタッフがタイムキーピングに関する質問に応じて支援する。
- 給与、ポジションデータ、休暇残高、およびその他の報告書を編集し、監督者および事業マネージャーに配布する。
- 監督者と定期的に会議を開き、作業量、タスク、スケジュールを計画・優先順位付けし、課のニーズを最大限にサポートする。
- 課の保管庫および余剰スペースを維持するための支援を行う。
- 必要に応じて課の郵便物を処理し送付する。
- モーターパール、携帯電話請求書、PCリース、およびその他の調整や更新をFinancial Servicesに送信する必要がある費用スプレッドシートのレビュー、検証、および承認を行います。
- 程度ごとの財務報告書を編集し、配布します。
- 分部の機器および備品の開発、評価、および購入業務を行います。
- 分部のフリーズトラッカーのリクエストおよびレビューの処理をサポートし、完全性を確認します。
- 分部の購入リクエストの作成、追跡、処理、および提出を行います。
- 分部のプログラムから受け取った請求書を準備し、処理し、必要な書類を取得します。
- 国際送金のための請求書を処理します。
- 程度の予算を監視し、支出見込みを提供します。
- TEMSシステムを使用して旅行明細書を監査および処理します。
- 分部スタッフが旅行の手配をすることをサポートし、飛行機の予約およびレンタカーの予約をします。
- 員工を会議およびトレーニングに登録します。
- 旅行に関する書類を準備し、追跡し、処理します。これには、超過宿泊リクエスト、州外および国外旅行の承認、航空旅行リクエスト、および会議付き食事リクエストが含まれます。
- WSDAの自動化されたサプライ＆エクイップメント（S&E）システム内で分部内のリクエストを調整および処理します。
- WSDAの調達ポリシーおよび手順を適用し、遵守させ、すべての購入行動に適用します。また、ポリシーおよび手順が更新が必要な場合、分部レベルで意見を提供します。
- 購入リクエストの処理において、機関の署名（支出権限）ポリシー、承認者および代理者を理解し、適用します。
- 程度の助成金請求書を処理し、Financial Servicesに支払いを提出します。
- 内部および外部ウェブページを更新します。
- 材料が機関の基準に達しているかをレビューし、ADAの適合性を確認します。
- 機関のブランド基準に従って、公式な分部およびプログラムの書簡を作成します。
- 部門およびプログラムの会議をスケジュールし、出席すること。会議の議事録を作成し、その内容をまとめ、配布すること。
- 会議参加者向けの資料を準備すること。
- 内部および外部の会議および会議場の予約をスケジュールし、確保すること。
- ビデオ会議の設定支援およびサポートを行うこと。
- 部門およびプログラムの記録を維持し、ファイルおよび記録を保持し、整理すること。
- 公衆記録請求に対し、部門コーディネーターおよびプログラムへの支援を行うこと。
- 紙の記録および電子記録の保持および遵守を実施すること。
- 部門内のスキャンおよび廃棄プロジェクトを実施すること。
資格
誰が応募すべきですか？
次の資格を持つ専門職：
オフィス・クレジット、行政業務における4年間の段階的に責任が増す経験。
上記の資格に加え、以下の知識、スキル、能力を持つ候補者は非常に好ましいです：
- 特定の業務課題に関する研究を実施するスキル。
- Microsoft Office Suiteの経験。
- 状態、連邦および機関の政策に従って旅行および調達活動を調整する経験。
- 時間管理プロセスを管理するスキル。
- ADA基準に準拠したウェブベースコンテンツを作成および維持する能力。
補足情報
厚生給与
- 健康なワークライフバランスを提供しており、 これには 柔軟な勤務時間制度やテレワークが含まれます。
- WSDAは従来の福利厚生を超えた優れた福利厚生パッケージを提供しています。州立の雇用は、依頼者向けの児童保育支援、柔軟な支出口座、公共サービスローンの返済免除、授業料の無償化、遅延報酬制度、従業員表彰休暇などの福利厚生を提供しています； 詳細についてはこちらをクリックしてください 。
- 12日間の 有給休暇および休暇の積算制度。
- 所属機関がすべての個人用保護具（PPE）を提供します。
応募方法
ご応募には、careers.wa.govのプロフィールを作成し、補足質問に回答する必要があります。オンライン応募に加えて、補足質問に答えるだけでなく、以下の書類をプロフィールに添付していただく必要があります：
· 経験と学歴を記載したレジュメ
· このポジションの特定の資格を満たしていることを説明した自己推薦書
· 3人のプロフェッショナルな推薦人
これらの資料を提出することにより、すべての情報が真実かつ正確であることを示します。州は情報の確認を行うことがあります。不正確または誤った情報は、応募者リストから除外されるか、採用された場合でも解雇の原因となることがあります。
応募申請の作成、アクセス、または完了に技術的な問題がある場合は、NEOGOVまで無料でお電話ください（855）524-5627 またはメール support@neogov.com。
初期の選考は、ご応募者の 申請および提出された書類はすべて検証される可能性があり、必要に応じて書類が求められることがあります。電子メールで受け取った申請は、州のオンライン採用システムを通じて応募しないと受理されません。
WSDAは I-9フォーム （PDFリーダーをダウンロード）（PDFリーダーをダウンロード） を用いて、採用後における就業資格の確認と検証を行います。この書類は、個人が米国での就業を許可されていることを認めるものです。応募者は米国での就業資格を有している必要があります。
WSDAにおける公平性
農務省は、私たちは本物の形で協力しながら、すべての文化的アイデンティティと背景を認識し、感謝し、支援し、受け入れ、尊重します。私たちは、私たちのプロエキュー・アンチラシスト（PEAR）戦略計画、私たちのHealthy Environment for All（HEAL）法実施計画、そして私たちの所属、尊重、包含のためのユニークなニーズと希望に共感する素晴らしい人材を採用しています。私たちは、チームメンバーの成長と発展を重んじるために、リソースや機会への公平なアクセスを提供し、継続的な学習、改善、昇進の機会を提供しています。
私たちは、私たちがサービスするコミュニティを反映した生産的で献身的な労働力を採用、育成、維持することをめざしています。また、私たちは、人種、宗教、人種、出身国、国籍または移民の状態、婚姻状態、子供を持つ家庭（妊娠、出産、または関連する医療状態を含む）、性別、性的指向、ジェンダー認知の多様性、年齢、保護された退役軍人としての地位、名誉ある退役軍人または軍の状態、障害がある個人が使用する訓練を受けたガイド犬またはサービス動物の存在、または他の適用可能な法的に保護された特徴に関係なく、差別なく、機会均等の雇用と包含を祝う職場にコミットしています。また、犯罪歴を持つ資格のある応募者も、適用可能な連邦、州、地方の法律に従って考慮します。
お問い合わせ
このポジションまたはオンライン応募についてご質問がある場合は、人事課までお問い合わせください。 Recruitment@agr.wa.gov。
農務省への新規任命前に、犯罪歴を含む背景調査が行われます。背景調査の情報は必ずしも雇用を妨げるとは限りませんが、応募者の該当ポジションでの適性と能力を判断する際に考慮されます。
人事部門は、この募集を通じて、将来の類似の空缺を6か月間補充するために、推薦を活用することができるかもしれません。
退役軍人優遇： 最低資格を満たし、退役軍人優遇を主張したい応募者は、DD214のコピーまたは他の軍務の証明書を添付する必要があります。個人を特定する情報（例：社会保険番号など）は黒塗りにしてください。さらに詳しい退役軍人優遇に関する情報および、ご自身が資格があるかどうかを判断するためのガイドラインについては、 こちらをクリックしてください。
障がいのある方で、申請書の作成やこの募集案内を別の形式で入手したい場合は、電話で664-1960（無料通話番号：877-664-1960）までお問い合わせください。TTYをご利用の方は、まず711番にご連絡の上、ワシントン州リレーファシリティをご利用ください。
ウashington State Department of Agriculture（ワシントン州農務省）についての詳細情報は、以下のウェブサイトをご覧ください。 www.agr.wa.gov.
SeattleJP Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy
The Washington State Department of Agriculture has been serving the state for more than 100 years. Through service, regulation, and advocacy, we keep agriculture viable and vital in Washington State, while protecting consumers, public health, and the environment. We work extensively with farmers and ranchers, but our responsibilities – from ensuring food safety to environmental protection – touch the lives of millions of people locally, nationally, and abroad.
The agency includes 780 employees approximately and grows close to 1,000 employees at the peak of seasonal work. To learn more and view additional openings, please visit our Employment Page.
The Opportunity:
The Farm & Food Systems Development division (FFSD) is dedicated to strengthening the food systems and economic viability of Washington agriculture. The programs in this division support consumers, farmers, and food businesses through service, assistance, and advocacy advancing the vision that agriculture thrives while contributing to the health of the people and the economy of Washington.The Administrative Team for FFSD provides comprehensive support across all programs within the division, ensuring smooth day to day operations and effective coordination. We serve as a central resource for communication, organization, and process management, helping maintain consistency, efficiency, and organization across the division.
The Administrative Assistant provides direct administrative support for all 4 programs within the division including Food Assistance, Regional Markets, International Marketing, and Specialty Crop Block Grant Program. The Administrative Assistant also supports the administrative needs of the FFSD Assistant Director and Division Coordinator. This support includes, but is not limited to, time keeping, payroll activities, travel coordinator, and supporting division procurement and purchasing activities.
The Administrative Assistant reports to the Farm & Food Systems Development Division Coordinator.
Important Notes:
The base pay offered will take into account internal equity and may vary depending on the preferred candidate's job-related knowledge, skills, and experience. The typical starting salary for this position is: Range 44 Step A $47,100 - Step L $61,644 annually.
Duties
Include but not limited to:
Provide administrative support to Farm & Food Systems Development Division, Division Coordinator, and FFSD Programs
- Keep supervisor apprised of urgent, confidential, and/or time sensitive situations.
- Perform complex work processing tasks for division such as mail/merge, sort, integrating text with graphics, database work, etc.
- Maintain and track office supplies and inventory.
- Maintain the FFSD division and program calendar.
- Contribute to overall efficient division operations, attend administrative staff meetings, assist across division and adjust workload and priorities as needed.
- Organize and prioritize projects to ensure accuracy and timeliness in their completion.
- Provide division staff and programs with administrative support on various projects.
- Compose correspondence to internal staff and vendors.
- Coordinate with division staff on administrative best practices.
- Act as timekeeper in PISCES; track employee leave, generate timesheets for payroll submissions, and assist staff with timekeeping related questions.
- Compile and distribute payroll, position data, leave balance, and other reports to be distributed to supervisors and program managers.
- Meet with supervisor regularly to plan and prioritize workload, tasks, and schedules to best support division needs.
- Assist in maintaining division storage and surplus space in the agency mailroom.
- Process and send division mail as needed.
- Review, verify, and approve cost spreadsheets for motorpool, cell phone invoices, PC leases, and others sending adjustments or updates to Financial Services as needed.
- Compile and distribute financial reports to programs.
- Develop, evaluate, and conduct purchasing for division equipment and supplies.
- Assist with processing division freeze tracker requests and reviews for completeness.
- Prepare, track, process, and submit division purchase requests.
- Prepare and process invoices received from division programs and acquires necessary documentation.
- Process invoices for international wire transfer payments.
- Monitor and track program budget and provide expenditure estimates.
- Audit and process travel vouchers using the TEMS system.
- Assist division staff with making travel arrangements including booking flights and rental car reservations.
- Register employees for conferences and trainings.
- Complete and track documentation for travel including over limit lodging requests, out of state and out of country travel authorizations, air travel requests, and meals with meeting requests.
- Coordinate and process requests within WSDA’s automated Supply & Equipment (S&E) system.
- Apply and enforces WSDA’s procurement policies and procedures for all purchasing actions and provide input at the division level when policies and procedures need to be updated.
- Utilize knowledge of agency signature (expenditure authority) policy, authorized order approvers and proxies when processing purchase requests.
- Assist programs with grant invoices and submits to Financial Services for payment.
- Update internal and external webpages.
- Review and verify materials are completed to agency standards and ensures ADA compliance.
- Compose official division and program correspondence in accordance to agency brand standards.
- Schedule and attend division and program meetings; record meeting minutes, compile and distribute notes.
- Prepare meeting documents for attendees.
- Schedule and reserve internal and external meeting and conference locations.
- Assist with virtual meeting set up and support.
- Maintain division and program records and ensure files and records are retained and organized.
- Provide support to division coordinator and programs for public records requests.
- Conduct and ensure compliance of paper and electronic record retention.
- Perform scan and toss projects for division.
Qualifications
Who should apply?
Professionals with:
Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, administrative work.
In addition to the above qualifications, the following knowledge, skills, and abilities will make a candidate highly desirable:
- Skills in conducting research on a specific work assignment.
- Experience with Microsoft Office Suite.
- Experience coordinating travel and procurement activities in compliance with state, federal, and agency policies.
- Skills in managing timekeeping processes.
- Ability to create and maintain web-based content that adheres to ADA standards.
Supplemental Information
Employee Benefits
- A healthy work/life balance, which may include flexible work schedules, and teleworking.
- WSDA provides an excellent benefits package beyond traditional benefits. State employment offers Dependent Care Assistance, Flexible Spending Accounts, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Deferred Compensation, Employee Recognition Leave; click here for more information.
- 12 paid Holidays & Vacation and Leave Accruals.
- All Personal Protective Equipment (PPE) required will be provided by the agency.
How to apply
You must complete your careers.wa.gov profile and answer the supplemental questions. In addition to completing the online application, and supplemental questions applicants must attach the following documents to their profile to be considered for this position:
· A resume detailing experience and education
· A cover letter describing how you meet the specific qualifications for this position
· Three professional references
By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed.
If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
The initial screening will be solely based on the contents and completeness of your application and the materials submitted. All information may be verified, and documentation may be required. Applications received via e-mail will not be accepted in lieu of applying through the state's on-line recruitment system.
WSDA uses a I-9 form (Download PDF reader)(Download PDF reader) to determine Employment Eligibility and Verification, once hired. This document is the authorization of an individual’s ability to be hired for employment within the United States. Applicants must be eligible to work in the United States.
Equity at WSDA
The Department of Agriculture recognizes, appreciates, supports, embraces, and respects all cultural identities and backgrounds while we collaborate in authentic ways. We hire amazing people that share in the commitment to our Pro-Equity Anti-Racist (PEAR) strategic plan, our Healthy Environment for All (HEAL) Act implementation plan, and our unique needs and desires for belonging, respect, and inclusion. We value the growth and development of our team members by providing equitable access to resources and opportunities for continuous learning, improvement, and advancement.
We strive to hire, cultivate, and retain a productive and dedicated workforce that reflects the communities we serve while we are committed to a workplace that celebrates our differences and supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state, and local laws.
Contact Us
Should you have any questions regarding this position or the online application, contact the Human Resource Office at Recruitment@agr.wa.gov.
Prior to a new appointment into the Department of Agriculture, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
The Human Resources Division may use referrals from this recruitment to help fill future similar vacancies for up to six months.
Veteran's Preference: Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here.
Persons with a disability, who need assistance with their application or need this announcement in an alternative format, may call 664-1960 or toll free (877) 664-1960. TTY users should first call 711 to access the Washington Relay Service.
For more information about the Washington State Department of Agriculture, visit us at www.agr.wa.gov.
