OFFICE ASSISTANT 3 - Walla Walla (WFSE Internal Transfer Only)

雇用形態: Agency Internal Transfer - Permanent

SeattleJP 求人分析

💡 スマート要約

読了時間: 2 分 ▼

📄 職務概要

ワラワラ支所のコミュニティ矯正課内に所属するこのフルタイムのオフィスアシスタント3のポジションは、WFSE内部異動プログラムの下で、事務作業および業務運営をサポートします。応募者は現在、DOC（ワシントン州矯正省）の正規社員であり、内部異動のみを希望する必要があります。

📋 主な業務内容

文書管理および記録の整理など、事務サポートを提供します。
部署内の活動のスケジュール作成および調整を支援します。
応対および部署内でのコミュニケーションを円滑にします。
オフィス用品の在庫管理を行い、業務効率を確保します。
必要に応じて、部署の上司にさまざまな事務作業をサポートします。

🛠 必要なスキル

技術スキル

Microsoft Office Suite（Word, Excel, Outlook）メールマネジメントシステム在庫管理ソフトウェア基本的なデータベース管理

ソフトスキル

コミュニケーション能力整理整頓細かいところへの注意問題解決力チームワーク

🎓 応募資格

学歴

記載なし

経験

明示はされていませんが、DOC内での関連経験を示しています。

資格

認証情報なし

⭐ 求める人材像

理想的な応募者は、政府機関での事務サポート職に豊富な経験を持ち、優れた整理整頓力、細かいところへの注意、Microsoft Office Suiteおよび在庫管理システムの操作スキルを備えた人物です。コミュニケーション力に長け、過去に積極的な問題解決によって業務効率を向上させた実績があることが望ましいです。

💬 面接対策

複数の優先順位を持つタスクを管理しながら、文書管理において高い精度を保つ経験についてお話ししてください。どのようにしてすべてを効率的に処理しましたか？

これにより、あなたの整理整頓力と複雑な事務作業を圧力の中でも処理できる能力を評価します。

過去の経験から、複数のタスクをうまく管理した具体例を示してください。優先順位の決め方や、精度と効率を保つためのアプローチを強調してください。

オフィス用品が極めて少ない状態になり、日常業務に影響が出た場合、どのように対応しますか？

これにより、あなたの問題解決力と、プロアクティブな在庫管理を通じて業務効率を維持できる能力をテストします。

問題の発見、サプライヤーとの連絡、今後は不足を防ぐためのシステムの導入など、ステップバイステップのアプローチを説明してください。細かなところへの注意と創造性を強調してください。

複雑な部署内でのミーティングのスケジュール作成および複数のステークホルダーとの調整経験がありますか？

これにより、政府機関でのコミュニケーションおよびロジスティクス管理の能力を確認します。

過去の職務での具体的な例を示し、スケジュールの調整や多様なステークホルダーとの連絡、すべてのロジスティクスをカバーして成功したミーティングを実現した経験を詳しく説明してください。

💡 応募のコツ

政府機関での事務職の経験を特に強調し、文書管理やスケジュール作成などのタスクを明記してください。
成果を具体的に数値化して示すと良いです。例えば、効率的な記録管理とプロセス改善によってバックログの処理時間を20%短縮したなどの実績を記載してください。
「WFSE内部異動」「Microsoft Office Suite」「在庫管理」「部署間調整」などのキーワードを含めることで、求人情報と一致します。
履歴書をカスタマイズし、政府業務に必要な転換可能なスキルを強調してください。特に、他機関との協力や規制基準への準拠といった点に注力してください。
自己推薦書では、ワラワラの政府機関の特定のニーズと文化を理解していることを示し、あなたの過去の経験がその機関の目標と一致していることを強調してください。

🚀 キャリアパス

このポジションは、シニアオフィスアシスタントに昇格したり、行政部門内の監督職へと移行したり、記録管理スペシャリストや行政官などの専門的な役職へと進む可能性があります。

AI分析提供：SeattleJP

元の求人情報

職務内容

ワシントン州労働者組合（WFSE）規則書第2章補足条項第4.7条内部異動機会

助手3（OA3）- 募集職種 SJ02

ウォラ・ウォラ – 113 – ウォラ・ウォラ、ワシントン州

社会矯正課では、常勤の助手3（OA3）の職種に応募可能なポジションがあります。この職種SJ02は、ウォラ・ウォラの単位113で勤務します。

この職種の勤務時間は、月曜日から金曜日、午前8時から午後5時です。勤務時間は単位の必要に応じて、単位の上司の判断で決定されます。現在、交替勤務など異なる勤務スケジュールで勤務している場合は、この職種はそのスケジュールを保証できない可能性があります。お問い合わせは、人事課にお願いいたします。

必要資格

以下の通り 第2章補足条項第4.7条 ワシントン州労働者組合（WFSE）2025-2027年集団交渉協定（CBA）に基づき、この職種は内部異動応募者にのみ応募可能です。以下の条件を満たす社員は応募可能です：

あなたは、WFSEの集団交渉協定第2章補足条項第4.7条に基づき異動を希望しています。
あなたは、ワシントン州矯正省（DOC）の常勤社員です。
現在、この募集職種の職種クラスに常勤の地位を保有しています。
現在、WFSEが組合員として代表している職種に勤務しています。

補足情報

応募方法：

上記の条件を満たし、この職種への異動を希望されている場合は、以下のメールアドレスに応募のリクエストを送信してください： doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV。応募の際には、職種番号を記載し、以下の情報を含めてください：

氏名
人事番号
現在の職名および所属部署

CBAに基づいてご注意ください:

セクション2補足DOC記事4.7に基づく転勤の依頼をされ、その提案を拒否された場合、12か月間は同記事4.7に基づく新たな転勤の依頼ができません。
セクション2補足DOC記事4.7に基づく転勤の依頼を承諾された場合は、同記事4.7に基づく新たな転勤の依頼は24か月間できません。

この機会に関するお問い合わせは、下記メールアドレスまでお願いいたします doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV。

SeattleJP Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

This full-time Office Assistant 3 position within the Community Corrections Division in Walla Walla, WA supports administrative tasks and operations under the WFSE Internal Transfer Program. Applicants must be current permanent DOC employees seeking internal transfers only.

📋 Key Responsibilities

Provide administrative support including document management and record keeping.
Assist with scheduling and coordination of departmental activities.
Handle correspondence and facilitate communication within the unit.
Maintain office supplies inventory and ensure operational efficiency.
Support unit supervisor with various administrative tasks as needed.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Email Management Systems Inventory Management Software Basic Database Management

Soft Skills

Communication Organization Attention to Detail Problem Solving Team Collaboration

🎓 Qualifications

Experience

Relevant experience within DOC is required.

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is someone with robust experience in administrative support roles, particularly within governmental settings, demonstrating strong organizational skills, attention to detail, and proficiency with Microsoft Office Suite and inventory management systems. They should excel in communication and have a proven track record of enhancing operational efficiency through proactive problem-solving.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed multiple competing priorities while maintaining high accuracy in document management. How did you ensure everything was handled efficiently?

They want to assess your organizational skills and ability to handle complex administrative tasks under pressure.

Provide a specific scenario from your past experience where you successfully juggled multiple tasks, highlighting your use of prioritization tools and your approach to maintaining accuracy and efficiency.

How would you handle a situation where office supplies were running critically low, impacting daily operations?

This tests your problem-solving skills and ability to maintain operational efficiency through proactive inventory management.

Describe your step-by-step approach to identifying the issue, communicating with suppliers, and implementing a system to prevent future shortages, emphasizing your attention to detail and resourcefulness.

What experience do you have with scheduling complex departmental meetings and coordinating with multiple stakeholders?

They need to verify your capability to manage communication and logistics effectively within a governmental context.

Provide concrete examples from your previous roles, detailing how you managed scheduling conflicts, communicated with diverse stakeholders, and ensured all logistical aspects were covered to achieve successful meetings.

💡 Application Tips

Highlight your experience specifically in administrative roles within government agencies, emphasizing document management and scheduling tasks.
Quantify your achievements, such as reducing backlog times by 20% through efficient record keeping and streamlined processes.
Include keywords like 'WFSE Internal Transfer', 'Microsoft Office Suite', 'Inventory Management', and 'Departmental Coordination' to align with the job description.
Customize your resume to showcase transferable skills relevant to government operations, focusing on cross-agency collaboration and compliance with regulatory standards.
In your cover letter, emphasize your understanding of the specific needs and culture of the Walla Walla government entity, aligning your past experiences with their goals.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Office Assistant, transitioning into supervisory roles within administrative units, or even moving into specialized roles like Records Management Specialist or Administrative Officer within the broader governmental framework.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant 3 (OA3) - Position SJ02

Walla Walla – 113 - Walla Walla, WA

The Community Corrections Division has a permanent, full time Office Assistant 3 (OA3) opening available. This position, SJ02 is with the Walla Walla unit 113, in Walla Walla, WA.

The work schedule for this position is Monday through Friday, 8:00 am to 5:00 pm. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office.

Qualifications

In accordance with Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY. Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the job class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

Supplemental Information

How to Apply:

If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to: doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV. Please reference the position number and include the following information in your request:

Full name
Personnel number
Current job title and work unit

Note, per the CBA:

If you requested transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.

For more information or questions about this opportunity, please email doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV.

応募期間/方法

7日 09:30:37

開始日 7/6/2026 (月)

締切日 7/8/2026 (水)

11:59 PM 締切

ウェブサイトから応募

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OFFICE ASSISTANT 3 – Walla Walla (WFSE Internal Transfer Only)