OFFICE ASSISTANT LEAD - Lakewood Unit 352 (WFSE INTERNAL TRANSFER ONLY)

雇用形態: Agency Internal Transfer - Permanent

SeattleJP 求人分析

💡 スマート要約

読了時間: 2 分 ▼

📄 職務概要

オフィスアシスタントリーダー（OAL）は、タコマ市ラッキウッドフィールドオフィスのコミュニティ矯正部門内で、行政業務の管理とスタッフの指導を通じて、効率的なオフィス運営を確保します。

📋 主な業務内容

オフィス内の行政業務とスタッフの監督・管理を行います。
部門の政策・手順に従うことを確保します。
他のユニットと連携し、業務のスムーズな進行を図ります。
人事問題（スケジュール管理・パフォーマンス評価を含む）を処理します。
正確な記録を維持し、オフィス資源を効率的に管理します。
下位のオフィジスタッフに指導・支援を行います。

🛠 必要なスキル

技術スキル

Microsoft Office Suite（Word, Excel, Outlook）データベース管理（例：Access）プロジェクト管理ソフト（例：SharePoint）スケジュール管理ソフト（例：カレンダーツール）

ソフトスキル

コミュニケーション能力リーダーシップ問題解決能力細かい作業への注意力対応力

🎓 応募資格

学歴

明記されていませんが、DOC（州立矯正機関）内の行政業務に精通した経験があることが求められます。

経験

明記されていませんが、DOC（州立矯正機関）内の行政業務に精通した経験があることが求められます。

資格

必要な資格はありません。

⭐ 求める人材像

理想的な応募者は、政府機関での行政業務をリードする経験があり、複雑な行政業務を効率的に管理しつつ、政策・手順の厳守を確保できる熟練した行政専門職です。強い人間関係スキルと、協力的なチームワークを育む実績があるため、ラッキウッドユニット352の監督職に非常に適しています。

💬 面接対策

チーム内で重大な行政的な問題を解決した経験はありますか？どのように対処しましたか？

この質問は、ストレス下での対応力とリーダーシップ能力を評価するためのものです。

過去の経験に基づいた具体的なシナリオを紹介し、問題の特定、ステークホルダーとのコミュニケーション、そしてチームの士気と効率を維持しながら問題を解決した方法を詳しく説明してください。

チームメンバーにサポート的な環境を提供しながら、部門の政策に従うために、どのようにしていますか？

この質問は、規制遵守と従業員の福祉のバランスを評価するためのものです。

定期的なトレーニング、オープンなコミュニケーションチャネル、そして積極的な政策の見直しといった戦略を議論し、規制遵守を維持しながら、ポジティブな職場文化を促進する方法を説明してください。

過去の役割でスケジュール管理システムを導入し、ミーティングのスムーズ化や衝突の軽減、オフィス全体の生産性の向上にどのように貢献したかを具体的な例で紹介してください。

この質問は、この役割に必要な技術的スキルとその実用性を確認するためのものです。

💡 応募のコツ

政府機関での行政スタッフの監督およびオフィス運営経験を強調し、効率性と遵守の成果を明確に示してください。
プロセス改善やリソース管理などの分野での成功事例を、時間短縮や予算削減などの数値で提示してください。
履歴書と自己推薦書に「WFSE経験」「オフィス管理」「政策遵守」「スタッフ監督」などのキーワードと、Microsoft Office Suite、SharePointなどの特定のソフトウェアの習得経験を含めることをお勧めします。
リーダーシップの役割や、部門間での連携を示した具体的な事例を、履歴書に反映させることをお勧めします。
自己推薦書では、政府機関の運営の特徴を理解し、あなたの経験がこの内部異動ポジションの特有の課題と機会にどう対応しているかを強調してください。

🚀 キャリアパス

このポジションは、ユニットマネージャーへの昇進、機関内でのより上位の行政役割への転換、または人材マネージャー、コンプライアンスオフィサーなどの専門的な役割への進出などのキャリアアップ機会につながります。これは、継続的なプロフェッショナルな発展とリーダーシップ能力の示しが求められます。

AI分析提供：SeattleJP

元の求人情報

職務内容

OFFICE ASSISTANT LEAD - Lakewood Unit 352 (WFSE INTERNAL TRANSFER ONLY) description image

WFSEセクション2補完DOC記事4.7 内部異動機会

庶務係長（OAL） - 募集職種BA89

ラッキーフィールドオフィス、ユニット352

タコマ、ワシントン州

社会矯正部には、常勤の庶務係長（OAL）の職種が空いています。この職種BA89は、タコマ、ワシントン州にあるラッキーフィールドオフィス、ユニット352内に位置しています。

この職種の勤務時間は、月曜日から金曜日、午前8時から午後5時です。勤務時間はユニットの必要に応じて、ユニットの上司の判断で決定されます。現在、異なった勤務スケジュールで働いている場合は、この職種がそのスケジュールを尊重できない可能性があることをご了承ください。質問がある場合は、人事課までお問い合わせください。

必要資格

ワシントン州労働者組合（WFSE）2025-2027年集団交渉協定（CBA）のセクション2補完記事4.7に従い、この職種は内部異動の応募者だけに開かれています。

次の条件を満たす従業員は応募できます：

あなたはWFSE CBAのセクション2補完記事4.7に基づいて異動を希望しています。
あなたは永久勤務のDOC従業員です。
あなたはこの職種募集に関する職種クラスに現在永久勤務状態を保持しています。
あなたは現在、WFSEに加入している職種に就いています。

補足情報

応募方法：

上記の条件を満たし、この職種への異動を希望している場合は、以下のメールアドレスに応募を提出してください： docswtransferrequest@doc1.wa.gov。応募の際は、職種番号を記載し、以下の情報を含めてください：

全名

人事番号

現在の職務名および所属部署

CBAに基づく注意事項:

Section 2 Supplemental DOC Article 4.7に基づく転任の依頼をされ、その提案を拒否された場合、12か月間は同記事に基づく新たな転任の依頼ができません。
Section 2 Supplemental DOC Article 4.7に基づく転任を承諾された場合は、同記事に基づく新たな転任の依頼は24か月間できません。

この機会に関するお問い合わせは、下記メールアドレスまでお願いします docswtransferrequest@doc1.wa.gov.

SeattleJP Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Office Assistant Lead (OAL) oversees administrative functions within the Community Corrections Division at the Lakewood Field Office in Tacoma, WA, managing staff and ensuring efficient office operations.

📋 Key Responsibilities

Supervise and manage administrative tasks and staff within the office.
Ensure compliance with departmental policies and procedures.
Coordinate with other units to streamline operations.
Handle personnel issues including scheduling and performance evaluations.
Maintain accurate records and manage office resources efficiently.
Provide leadership and guidance to subordinate office staff.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Database Management (e.g., Access) Project Management Software (e.g., SharePoint) Scheduling Software (e.g., Calendaring tools)

Soft Skills

Communication Leadership Problem Solving Attention to Detail Conflict Resolution

🎓 Qualifications

Experience

Significant experience in administrative roles within the DOC is required.

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is a seasoned administrative professional with proven leadership experience in a government setting, adept at managing complex administrative tasks while ensuring strict compliance with policies and procedures. Strong interpersonal skills and a track record of fostering collaborative teamwork make them well-suited for this supervisory role within Lakewood Unit 352.

💬 Interview Preparation

Can you describe a situation where you had to resolve a significant administrative conflict within your team? How did you manage it?

They want to assess your conflict resolution skills and leadership capabilities under pressure.

Provide a specific scenario from your past experience, detailing your approach to identifying the issue, communicating with stakeholders, and implementing a resolution that maintained team morale and efficiency.

How do you ensure compliance with departmental policies while also fostering a supportive work environment for your team members?

This question evaluates your balance between regulatory adherence and employee well-being.

Discuss strategies like regular training sessions, open communication channels, and proactive policy reviews to maintain compliance while encouraging a positive workplace culture.

What experience do you have with scheduling software like Calendaring tools, and how have you utilized this skill to improve operational efficiency?

They need to verify your technical proficiency and practical application of tools relevant to the role.

Share examples from past roles where you implemented scheduling systems to streamline meetings, reduce conflicts, and enhance overall office productivity.

💡 Application Tips

Highlight your experience in supervising administrative staff and managing office operations within government environments, emphasizing efficiency and compliance achievements.
Quantify your success in areas like process improvement and resource management, using metrics such as time saved or budget reductions.
Include keywords like 'WFSE experience', 'office management', 'policy compliance', 'staff supervision', and specific software proficiency (e.g., Microsoft Office Suite, SharePoint) throughout your resume and cover letter.
Customize your resume to reflect leadership roles and specific instances where you demonstrated proactive problem-solving and coordination across departments.
In your cover letter, emphasize your understanding of government operational nuances and how your background aligns with the unique challenges and opportunities of this internal transfer position.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Unit Manager, transitioning into higher-level administrative roles within the agency, or taking on specialized roles like Human Resources Coordinator or Compliance Officer, depending on continued professional development and demonstrated leadership capabilities.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant Lead (OAL) - Position BA89

Lakewood Field Office, Unit 352

Tacoma, WA

The Community Corrections Division has a permanent, full-time Office Assistant Lead (OAL) opening available. This position, BA89, is within the Lakewood Field Office, Unit 352, which is located in Tacoma, WA.

The work schedule for this position is Monday through Friday, 8:00 am to 5:00 pm. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office.

Qualifications

In accordance with WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY.

Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Section 2 Supplemental Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the job class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

Supplemental Information

How to Apply:

If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to: docswtransferrequest@doc1.wa.gov. Please reference the position number and include the following information in your request:

Full name

Personnel number

Current job title and work unit

Note, per the CBA:

If you requested transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.

For more information or questions about this opportunity, please email docswtransferrequest@doc1.wa.gov.

応募期間/方法

7日 09:30:37

開始日 6/16/2026 (火)

締切日 6/18/2026 (木)

11:59 PM 締切

ウェブサイトから応募

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OFFICE ASSISTANT LEAD – Lakewood Unit 352 (WFSE INTERNAL TRANSFER ONLY)