SeattleJP 求人分析
💡 スマート要約
元の求人情報
職務内容
本機関および課について:
本機関は ワシントン州パトロール が平等機会雇用者としての姿勢を貫き、誰もが自分らしさを表現し、オープンにコミュニケーションを取り、勇気を持って行動できる環境を育むことを目指しています。WSPは、革新的な採用および留任戦略を通じて、公平かつ公正な採用、研修、昇進の実施に努めています。
本機関の 交通運輸局 は、17,524マイルの州道および州際高速道路における交通法執行、事故調査、ドライバーへの支援を担当する8つの管区から構成されています。 本職は、スパコンカウンティを担当する第4管区に所属します。
職務内容
行政補佐員4は、指揮官管区および
管区管理チームの主要な補佐として、行政支援を提供します。この職務は、管区における行政運営の統括責任者であり、機関の政策・手順および地域の標準運用手順との一貫性を保つ責任があります。
新しいチームメイトとして、以下のことができるようになります:- 指揮官管区の行政的な事務について決定を下します。
- 指揮官管区の代表として業務を遂行します。
- 指揮官管区不在時の署名権限を持ちます。
- 会議において指揮官管区を代表します。
- 会議、カンファレンスなどにおいて、行政政策に関する事項について指揮官管区を代表して発言します。
- 指揮官管区が使用するための説明資料、報告書、およびその他の支援資料の作成を行います。
- 指揮官管区を代表する主要な連絡役となります。
- 地域指揮官の機密行政文書の作成および管理を行います。
- 地域指揮官と内部および外部の関係者との間の調整役を務めます。
- 特別プロジェクトの指導および/または調整を行います。
- 年次報告書を作成し、契約上の問題を解決します。
- 調査またはプロジェクト概要の準備を監督または実施します。
- プログラムマネージャーおよび予算担当職員と協力し、議会への予算関連の応答書および要請書を作成します。
- 战略的および品質管理のプロセスに参加します。
- 地域指揮官の責任範囲に応じた連邦および州の規則を調査します。
- さまざまな出所からの予算見積もりを作成し、予算の監督および管理を行います。
- 短期および長期の財政計画およびパフォーマンス目標の設定に参加します。
- 新規、継続、および競争的更新のための複雑な助成金/予算提案書を作成します。
- 行政エリアのスペース管理、包括して改築および/または改装を調整します。
- 装備品の購入およびサービス注文のための資金を承認します。
- 装備品の修理および改築を承認します。
- サービス、契約および製品のベンダーを調査します。
- 購入注文を処理します。
- 旅行の手配（ホテルおよび飛行機の手配を含むがこれに限定されない）を調整し、必要なすべての添付書類を維持します。
- 他のスタッフを監督する可能性があります。
- スタッフのオンボーディングおよびオフボーディングを調整し、関連する機関支援部門との連携を行います。
- 員の機密人事記録を処理します。
- 他の事務補佐職にバックアップを提供してください。
ワシントン州警察は移民のスポンサーシップを提供しておりません。したがって、応募者は雇用主のスポンサーシップを必要としない労働許可を保有している必要があります。
資格
必要な資格:
- 高等学校卒業またはGED同等の資格。
- 事務/事務補佐、秘書、または一般的な事務業務における4年間の段階的に責任の増す経験。
- ビジネス administration または関連分野の associate degree は、必要な経験の2年間を補うことができます。
なぜワシントン州警察で働くのか？
- 健康的な生活と仕事のバランスを実現するため、ほとんどのポジションで柔軟なスケジュールとテレワークの選択肢を提供しています。
- 新生児と働くプログラム（Infants at Work Program）は、新生児の母子結びと授乳の長期的な健康価値に基づいています。
- 継続的な成長と発展の機会。
- 自分の地域社会に貢献し、意味のある仕事を通じて影響を与える機会。
- 将軍の執行命令19-01に基づき、軍事退役者および軍事配偶者を認識する雇用機会。
- 公的貸金庫免除プログラムへの資格 公的貸金庫免除プログラム。
補足情報
この職種への応募方法についての詳細情報については、 お気軽にお問い合わせください こちらをクリックしてください （PDFリーダーをダウンロード）。
SeattleJP Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
About the Agency & Division:
The Washington State Patrol is committed to being an Equal Opportunity Employer and strives to foster an environment in which everyone is encouraged to be their authentic selves, communicate openly, and act with courage. The WSP is dedicated to promoting fair and equitable hiring, training, and promotional practices through innovative recruitment and retention strategies.
The Field Operations Bureau is comprised of eight districts that are responsible for traffic law enforcement, collision investigation, and motorist assists on 17,524 miles of state and interstate highways. This position is assigned to District 4 which serves Spokane County.
Duties
The Administrative Assistant 4 is the principal assistant providing administrative support to Commander District and
the management team. The position is responsible for oversight of administrative operations within the District and ensures consistency with agency policy, procedure and local standard operating procedures.
Our new teammate will be able to:- Makes decisions for District Commander on administrative matters.
- Facilitates work on behalf of the District Commander.
- Signature authority in the absence of District Commander.
- Represents District Commander at meetings.
- Speaks on behalf of the District Commander at meetings, conferences, etc. on administrative policy matters.
- Prepares briefing materials, reports, and other supporting materials to be used by the District Commander.
- Serves as primary point of contact on behalf of District Commander.
- Develop and maintain the District Commander's confidential administrative files.
- Act as a liaison between District Commander and internal, as well as external stakeholders.
- Directs and/or coordinates special projects.
- Prepares annual reports and resolves contractual issues.
- Conducts or supervises the preparation of studies or project summaries.
- Coordinates with program mangers and budget staff in preparing request packages and budget related response to the legislature.
- Participates in strategic and quality planning process.
- Research federal and state regulations on behalf of the District Commander as they pertain to their scope of responsibility.
- Develops budget estimates, monitors, and controls budgets from a variety of sources.
- Participates in establishing short and long-term fiscal plans and performance goals.
- Compiles data and prepares complex grant/budget proposals for new, continuation, and competitive renewals on grants and contracts.
- Coordinates space management including renovation and/or remodeling for administrative areas.
- Approve funds to purchase equipment, and service orders.
- Authorizes equipment repair/renovation.
- Access and research vendors for services, contracts, and products.
- Process purchase orders.
- Coordinate and make travel arrangements; such as but not limited to, hotel and flight arrangements and maintain all necessary supporting documents.
- May supervisor other staff.
- Coordinate and facilitate the on-boarding and off-boarding of staff with all associated agency support departments.
- Process employee confidential records.
- Provide backup to other administrative assistants.
The Washington State Patrol does not provide immigration sponsorship; therefore, applicants must possess work authorization that does not require employer sponsorship.
Qualifications
Required Qualifications:
- High School diploma or GED equivalent.
- Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, secretarial, or general administrative work.
- An Associate's degree in Business Administration or related fields may substitute for two years of the required experience.
Why work for the Washington State Patrol?
- A healthy life/work balance by offering flexible schedules and telework options for most positions.
- An Infants at Work Program that is based on the long-term health values of infant-parent bonding and breastfeeding newborns.
- Continuous growth and development opportunities.
- Opportunities to serve your community and make an impact through meaningful work.
- Employment opportunities that recognize military veterans and/or military spouse per Governor Executive Order 19-01.
- Qualification for the Public Loan Forgiveness Program.
Supplemental Information
For more information regarding how to apply for this position, please click here (Download PDF reader).
