$3,936.00 - $5,213.00 Monthly

Office Assistant 3 – Pharmacy

Dept. of Corrections
Lacey, WA
雇用形態: Full Time - Permanent

SeattleJP 求人分析

元の求人情報

職務内容

Office Assistant 3 - Pharmacy description image

事務補佐員3

サウスウェスト地域事業事務所

ラーシー、ワシントン州。

時給： $22.62-$29.96

月給： $3,936.00-$5,213.00

勤務時間： 7:00am-3:30pm (0700-1530) 月曜日から金曜日（土曜日・日曜日は休日）

 

ワシントン州矯正委員会は、ラーシー、ワシントン州にあるサウスウェスト地域事業事務所で、事務補佐員3のポジションを、高い意欲と適格な個人を求めております。


このポジションは、患者の記録が完全かつアクセス可能であることを保証し、収容中および出所後に患者ケアを支援するための記録を取得することを担当し、再入所後の患者の成功確率を高めることにより、機関のミッションである公共安全の向上および人々の生活のポジティブな変化を直接的に貢献します。


矯正委員会のミッションは、「公共安全を改善するため人々の生活をポジティブに変えること」です。追加の情報については、以下のウェブサイトをご覧ください。 doc.wa.gov


完了した応募書類には以下の項目が含まれます：

  • 詳細な履歴書
  • このポジションへの興味を示すカバーレター


応募書類の評価は継続的に行われます。採用権限者は、採用プロセスの間いつでもポジションを提示する権利を保有しています。応募者ができるだけ早く応募することで、応募者の利点となります。この募集は、複数の永続的または非永続的なポジションを埋めるために使用される可能性があります。

職務内容

健康記録の処理： 

  • 受領された記録を確認する – 注文書を引き出し、その注文で到着した記録をすべて記録し、OMNIにMedical File Movementコードを使用して正確に受領日時を記録する。受領したボリューム数を含める。受領していない記録については、リーダーまたは上司に連絡または記録部にメールで通知する。各記録の受領日をAccessデータベースに記録し、受領した記録を公開処理用の棚に置く。各申請書類を適切なフォルダに分類して処理する。 
  • 受領したBF（物質乱用治療記録ブルーファイル）は、CF/MFとともにSARU（物質乱用回復ユニット）に送る – OMNIにRecords Issuesコードを使用してBFの受領日時を記録する。安全に封筒に入れる。住所ラベルを作成し、封筒に貼る。CMSの収集用に外出用郵便物に置く。OMNIにRecords Issuesコードを使用してBFの移動日時を記録する。 
  • よりも必要なくなった記録を返却する – 公開後2週間経過した後、各記録について追加の公開依頼がないことを確認し、CF/MFを州記録センター（SRC）および記録・情報管理ユニット（RIMU）に返却する。アーカイブボックスをバーコード番号の順に詰める。SRCまたはRIMUの住所ラベルを作成し、安全に封を閉じ、住所ラベルを貼る。CMSの収集用に外側のドアに置く。CF/MFの返却をOMNIにCentral File MovementおよびMedical File Movementコードを使用して正確に記録し、必要に応じて各ファイルのボックス数を含める。各CF/MFの返却をAccessデータベースにチェックインする。 
  • 地域の記録オフィスに記録を返却してアーカイブする – 電子メールで送られてきた依頼を確認し、ユニットにない記録について依頼者に通知する。Accessデータベースに返却する記録を記録する。返却する記録のAccessリストを印刷する。棚から記録を引き出し、すべてのボリュームを含める。記録をアーカイブボックスに数字順に詰める。記録オフィスの郵送ラベルを作成し、安全に封を閉じ、住所ラベルを貼る。記録が送られる必要がある場合はCMSピンクスリップを完成し、ボックスに貼る。CMSの収集用に外側のドアに置く。OMNIにMedical File Movementコードを使用して記録の返却日時を記録し、記録のボリューム数を含める。Accessデータベースに各記録の送信日を記録する。記録が地域の記録オフィスに届いたことを確認し、届いたらAccessのエントリを削除する。記録が届いていないか、または誤って入力されている場合はフォローアップする。 
  • 要求された記録を施設に送る – 電子メールで送られてきた依頼を確認し、ユニットにない記録について依頼者に通知する。棚から記録を引き出す。記録をアーカイブボックスに詰める。施設の医療記録用の住所ラベルを作成し、安全に封を閉じ、住所ラベルを貼る。記録が送られる必要がある場合はCMSピンクスリップを完成し、ボックスに貼る。CMSの収集用に外側のドアに置く。OMNIにMedical File Movementコードを使用して記録の移動日時を記録し、ボリューム数を含める。Accessデータベースに各記録の送信日を記録する。記録が施設の医療記録に届いたことを確認し、届いたらAccessのエントリを削除する。記録が届いていないか、または誤って入力されている場合はフォローアップする。 
  • 再入所した個人のAccessデータベースを監査し、記録を現在の施設に送る – OMNIのRecordsテーブルにある各DOC番号を調査する。Accessデータベースに再入所した記録を記録する。棚から記録を引き出す。各場所ごとに記録をアーカイブボックスに詰める。住所ラベルを作成し、安全に封を閉じ、住所ラベルを貼る。記録が送られる必要がある場合はCMSピンクスリップを完成し、ボックスに貼る。CMSの収集用に外側のドアに置く。OMNIにMedical File Movementコードを使用して記録の移動日時を記録し、記録のボリューム数を含める。Accessデータベースに各記録の送信日を記録する。記録が場所に届いたことを確認し、届いたらAccessのエントリを削除する。記録が届いていないか、または誤って入力されている場合はフォローアップする。 
  • 健康記録ユニットの記録を監査し、すべてがAccessデータベースに記録されていることを確認する – AccessデータベースのRecordsテーブルを印刷し、各記録が棚に存在するか確認する。記録の不一致があれば記録し、不一致を調査して欠損または余分な記録を確認する。必要に応じてRecordsテーブルを更新し、記録されていない記録を追加するか、記録されているがユニットにない記録を削除する。修正できない不一致があれば上司に通知する。 
  • 監督者またはリーダーから要求された記録を取得する – 各地域記録オフィスにメールでリストを送る。州知事記録センター管理システム（RCMS）にログインし、必要なCF/MFのバーコード番号とDOC識別子を入力する。リストを印刷し、その場所から注文されたリクエストにリストを添付する。各リストのフォルダ名に公開依頼がどのフォルダに記録されるかを記録する。注文を「記録注文」フォルダに保管する。 

他の施設で健康記録のニーズを支援する場合:

  • 受領した違反者ファイルごとに調査を行う – OMNIの移動履歴を確認して違反の種類を正しく特定する。Medical File Movementコードを使用して記録の受領日時を正確に記録し、ファイルの種類と入所日（複数ある場合は）を含める。CCP AccessデータベースまたはCCJ Excelシートに適切にログインする。 
  • CCJおよび県境の健康記録を機関の画像システムにスキャンおよびインデックス化する – 多機能機器またはOnBase専用スキャナを使用してドキュメントをスキャンし、各ページの可読性を確認し、必要に応じて再スキャンする。画像ファイルをスイープフォルダにアップロードする。OnBase Unity Clientを使用して各ページを正しくインデックス（コード化）し、品質保証を実施してすべてのドキュメントが正確にインデックスされていることを確認する。OnBaseですべてのドキュメントが表示可能であることを確認し、確認後は元のドキュメントを破棄し、Medical File Movementコードを使用してスキャンおよび破棄の日時を記録する。Excelシートからファイルのエントリを削除する。  
  • 離脱後30日間の保持のために非活動記録を準備する – 棚に残っている未整理のファイルを確認し、すべてのドキュメントが健康記録に含まれていることを確認する。OMNIの移動履歴とChronosを調査し、すべてのボリュームが記録に含まれていることを確認する。患者の苗字、名前、DOC番号、および記録に含まれる入所および退所日を記載したラベル付きの封筒に記録を詰める。封筒の背にチャートスパインラベルを貼る。複数の封筒を使用して記録を収容する場合、各封筒に現在のボリューム数と総ボリューム数を記録する。OMNIのChronoにMedical File Movementコードを使用してボリューム番号の変更を記録する。 
  • 技術的な質問に応じる – 健康記録を正確に見つける方法を説明する。正確なChronoを作成する方法を説明する。CCPファイルとCCJファイルの違いを説明する。違反者ファイルを正しくスキャンする方法を説明する。 

非活動インターフィリングを処理する: 

  • 施設および地域記録オフィスから受け取った loose filing を処理する – OMNIの移動履歴、Chronos、およびチェック日を使用して健康記録を正確に見つける。必要に応じてOFTSを使用してアーカイブバーコード番号を取得する。ユニットに保管されている記録に適切にファイルし、必要に応じて内務用または郵便用の封筒を使用して施設および地域記録オフィスに送る。必要に応じてCMSピンクスリップを完成し、貼る。アーカイブされたインターフィリング記録をAccess Interfilingデータベースに正確にログインし、アーカイブバーコード番号、DOC番号、苗字、名前（最初の文字）、OMNI名とドキュメント上の名前が異なる場合のAKA、解放日、アーカイブ日、破棄予定日を含める。アーカイブインターフィリング用にファイル cabinets に正確にファイルする。 
  • 追加のボリュームおよびCCP違反者ファイルをチェックインする – Medical File Movementコードを使用して受領した記録/ファイルをOMNIに正確に記録し、受領したボリューム数または入所日を含める。OMNIの移動履歴、Chronos、およびチェック日を使用して健康記録を正確に見つける。必要に応じてOFTSを使用してアーカイブバーコード番号を取得する。必要に応じて他の場所にボリューム/ファイルを送るか返却する。受領をAccessデータベースにログインする。
  • アーカイブインターフィリング用に記録を注文および処理する – 注文するCF/MFをAccessデータベースに記録する。州知事RCMSにログインし、必要なCF/MFを入力する。注文を印刷し、インターフィリングドキュメントにリストを添付し、「記録注文」フォルダに注文を保管する。注文された記録をチェックインし、CF/MFの受領をCentral File MovementおよびMedical File Movementコードを使用してOMNIに正確に記録する。アーカイブインターフィリング用にファイル cabinets から引き出したドキュメントを健康記録に配置する。健康記録の追加ボリュームをCF/MFに添付し、CF/MFを州記録センターに戻す。CF/MFの返却をCentral File MovementおよびMedical File Movementコードを使用してOMNIに正確に記録し、Access Interfilingデータベースのインターフィリングされたドキュメントのエントリを削除する。 
  • Access Interfilingデータベースを監視する – SRCから受け取ったCF/MFをチェックインする際、インターフィリングをデータベースで検索する。公開依頼にドキュメントを添付する。データベースのエントリを削除する。 
  • インターフィリング処理のために必要に応じて新しいスプレッドシートおよび/またはデータベースを作成する。

費用品を保管する:

  • 在庫を監視・注文する – Excel スプレッドシートを使用して在庫を追跡し、判断に基づいて補充物を注文して在庫が枯渇しないようにする；他の部署のスタッフが要請した場合に追加の物品を注文する；注文が行われる前にスタッフに通知し、追加の物品を含めるようにする；TRACKS E-Purchasing System を使用して注文を完了する； Pharmacy and Health Records Operations Manager に TRACKS 注文を提出して承認を求める；確認メールに添付された Purchase Order Information Sheet (POIS) を印刷し、すべての物品が届くようにする。 
  • 注文を受け取る – 受け取った物品と POIS と梱包伝票を比較し、梱包伝票を保管する；すべての物品を受け取った後、セクション3受入に梱包伝票をメールで送る；Excel スプレッドシートで在庫を更新する；6か月間文書を保管する。 
  • Excel スプレッドシートを維持する – 必要に応じてアイテムを追加し、Office Depot および/または Pacific Office Solutions のアイテム番号を含める；もはや必要ないアイテムを削除する；使用量を反映して必要な在庫数を調整する。 
  • 印刷された健康記録区分シートが常に備蓄されていることを確認する – 各種区分シートの在庫量を監視し、必要に応じて印刷を行い、記録の整理に必要な印刷在庫が枯渇しないようにする。 
  • 必要に応じて、供給品および使用状況を追跡するための新しいスプレッドシートおよび/またはデータベースを作成する。

その他、指示に基づく業務： 

  • 患者の薬物リストのリクエストをレビューし、迅速かつ品質の高いサービスを確保する – OMNI Movements でリリースの場所と日付を調査し、CIPS Pharmacy システムにログインして、情報の期間を入力し、患者の DOC 番号を入力し、結果を確認してリリース薬物が含まれていることを確認し、必要に応じて期間を更新し、リリース薬物リストを抽出し、PDF に印刷または保存する；Disclosures Statement を作成し、PF として保存する；Adobe Pro を使用して薬物リストと Disclosures Statement を1つの PDF ファイルに統合する；メールでリクエストがあった場合は、薬物リスト PDF ファイルを添付してメールに返信し、リクエスト日付に応じた薬物リストであることを requester に通知し、送信前にメールを暗号化する；ファックスでリクエストがあった場合は、eFax を使用して薬物リストを送信し、ファックスカバー用紙を作成し、リクエスト日付に応じた薬物リストであることを requester に通知し、Correspondence 電子ファイルに確認を保存する。 
  • 情報の開示を記録する – SharePoint Health Records Disclosure Log にリクエストと開示を記録し、患者の DOC 番号、全名、リクエスト受付日、リクエストを受ける施設、リクエスターの名前と場所、開示が承認されたか、リクエストの理由、開示された情報、ページ数、完了日、ドキュメントの提供方法、開示を担当した人物、および開示にかかった時間などを記録する；印刷されたリクエストにページ数、開示内容、開示日、開示を担当した人物、および署名を記録する。 
  • GovQA に掲載された公共記録のリクエストをレビューし、正確に割り当てる – OMNI Movements、Chronos、および Check Dates を使用して記録の場所を調査し、指示に従って Assigning Health Record Requests に記載された施設と記録名/番号の責任に基づいて個人に割り当てる；Disability Determination Services のリクエストの承認が有効であることを確認し、必要に応じてユニットに割り当てる；No Records レスポンスをユニットに割り当てる。 
  • ユニットのリクエストを処理する – Access データベースにリクエストを正しくログインし、ログ番号、GovQA H 番号、DOC 番号、患者名、リクエスト受付日、リクエスター名、および記録の場所を含める；必要に応じて OFTS を使用してアーカイブバーコード番号を取得する；リクエストにログ番号、H 番号、記録の場所/バーコード番号、および DOC 番号を記載する；リクエストまたはリクエストに添付された別紙に服役日と解放日を記載し、記録が完全であることを確認する。

資格

必要資格： 

  • 有効な運転免許証。 
  • 1年間の事務・オフィス経験。 
  • 1分あたり40語以上のタイピング能力。 
  • パーソナルコンピュータ、コピー機、ファックス機、マルチライン電話などのオフィス機器に関する一般的な知識と経験。 
  • 基本的なコンピュータおよびオフィススキルの習得を示す。 
  • 中級のワードプロセッサおよびスプレッドシートスキル。 
  • 組織力と時間管理スキルを示す。 
  • ストレスフルな環境を処理する能力： 高速で細かな作業が求められる職場環境におけるストレスに適応し、前向きに対応できる。 
  • 多くの業務を同時にこなす能力： 高速かつ細かな作業環境において、複数の業務を同時にこなす能力、優先順位をつけて仕事の指示を完了する能力を有していること。 
  • 政策および手順： 保有する職務に関するすべての関連する機関の政策、手順およびガイドラインを理解し、遵守すること。政策および手順が変更されるにつれ、常に最新の知識を保持すること。 
  • 適切な情報共有： 部門の政策および連邦および/または州法に基づき、職務を通じて得た情報の機密性を保持すること。必要に応じて上司に情報の共有が必要な項目を報告すること。正確かつ完全な情報を共有すること。 
  • チームプレイヤー： 顧客サービスの向上に向けたチームアプローチを示すこと。内部および外部との間で効果的なコミュニケーションを図ること。多様性を促進すること。 
  • ポジティブな態度を育む： 職場の社会的および文化的な構成が常に変化していることにオープンな姿勢を示すこと。異なる視点、能力、障害、人種、宗教、年齢、ライフスタイルの選択、社会的、民族的、文化的背景を持つ男女と効果的に協力すること。人々の違いを尊重し、その違いを重要かつ価値あるものと認識すること。文化的に敏感で適切な態度を示すこと。多様な背景と伝統を尊重し、価値あるものとすること。 
  • 機関の価値観を示すこと 

 希望される資格：

  • 2年間の事務経験。
  • 同等の教育経験。
  • 医療サービス環境での勤務経験および医療用語に関する知識があることが好ましい。

補足情報

宗旨：DOCの使命は、人々の生活をポジティブに変えることにより、公共安全を向上させることです。

我々のビジョン: より安全な地域づくりのために協力していきます。

我々の取り組み: 安全で人間味のある矯正システムを運営し、他者と協力しながら人々の人生をより良いワシントンに変えていくことを目指しています。


我々の基本的な価値観:


  1. 堅実さと信頼の環境を育むこと： 矯正はパートナーシップと信頼を重んじます。私たちはオープンで、堂々とした対話を行うことを支援しています。私たちは、約束したことを実行することにコミットしており、行動に対して個人的な責任をもって accountable な姿勢を貫きます。
  2. 尊重と包摂的なやりとり： 矯正は、多様で包摂的な環境を促進することにより、個人を尊重し、価値を認めます。私たちは、ステークホルダーの考えや感情、視点を尊重し、聞く姿勢を持ち、私たちがサービスする人々への影響、およびお互いへの影響を考慮します。
  3. 人々の安全： 矯正は、身体的、精神的、感情的な安全と福祉を重んじる環境をつくることを信じています。私たちは、すべての人々の安全を促進する人々を敬います。
  4. 言葉と行動におけるポジティブな姿勢： 矯正では、ポジティブな意図を前提とし、良い結果を望む共有の願いを信じています。私たちは常にポジティブな行動を示し、常に最大限の努力を尽くします。
  5. 人々の成功をサポートすること： 矯正はコミュニティにコミットしており、個人を理解し、希望を植え付ける、変化を受け入れ、機会を提供しています。


重要なお知らせ：

  • DOC は、連邦の就業資格確認フォーム I-9 の就業資格確認要件に準拠しています。選考に通過した候補者は、そのフォームの要件に従って、米国での就労資格を証明する書類を提出できる必要があります。 https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
  • DOC は E-Verify を使用していませんため、STEM-Optional Practice Training（OPT）の実施資格がありません。詳しい情報については、下記のウェブサイトをご覧ください。 www.uscis.gov.
  • ご応募の際には、少なくとも3名の専門的な推薦人を含めてください。専門的な推薦人は、あなたの仕事の監督を賄って給与を支払われている個人であり、あなたの業務成績、技術的スキル、および職務能力を証言できる人物を指します。専門的な推薦人がいないか、十分な数がない場合は、教育者やその他の専門的な関係者など、関連性のない専門家を含めてください。   


ご注意ください:  電話番号 および メールアドレスは、すべての専門的な推薦人に必須です。

  • 新規採用の前に、犯罪歴を含む背景調査が行われます。背景調査の結果は必ずしも雇用を拒否する理由にはなりませんが、応募者の職務に就く適性と能力を判断する際の参考とされます。
  • 員工は、潜在的に危険な環境において収容者と直接または近接して働く可能性があります。応募を検討する際にはこの点を考慮してください。 
  • 我々は、薬物およびアルコールのない安全な職場環境を維持することにコミットしており、従業員はすべての州および連邦法を遵守することが求められます。採用プロセスの一環として、採用前の薬物検査が行われる可能性があります。検査で制御薬物の陽性反応が確認された場合は、応募資格を喪失します。 
  • オレオレシンカプシシム（OC）は、自己防衛および/または緊張緩和のためのスプレーベースのパプリカ抽出物です。応募者がアレルギーまたは感受性がある場合は、この職務における予想される曝露レベルについてご確認ください。 
  • 動物ケアプロジェクトは、ワシントン州のほとんどの刑務所で一般的な要素であり、犬や猫のプログラムも含まれます。応募者が動物に対する感受性やアレルギーがある場合は、この職務における予想される曝露レベルについてご確認ください。
  • 結核（TB）は、DOC従業員にとって重要な健康問題です。採用が成功した場合、採用日から60日以内にベースラインのTB皮膚テストの有効な証明書を提出する必要があります。陽性の検査結果が出た場合は、追加の情報、検査、および治療が必要になります。採用は検査結果に依存しません。 この職務は、労働組合によって代表される可能性があります。
  • WA工業安全および労働法規準に従って、防護具の医療評価アンケート、適合性テスト、訓練、および呼吸器保護具の使用が必要です。詳しくは、WAC 296-842を参照してください。
  • 空間内で作業でき、階段を登ることができ、長距離を歩くことができ、頻繁に30ポンドまでの荷物を持てる必要があります。まれな状況では、50ポンドまでの荷物を持ち上げたり、100ポンドまでの荷物を押すことが求められる可能性があります。  
  • 米国国外で授与された外国の同等学位は、応募書類に資格評価報告書を添付する必要があります。必要な評価書類は、 
  • www.wes.org および www.aice-eval.org から取得できます。このドキュメンテーションが提供されるまで、採用プロセスの次の段階に進むことはできません。
  • 運輸省で就職を提示された候補者は、今後とも就労許可を得るために雇用主のスポンサーシップが必要なビザを必要としないものを保有している必要があります。
  • 給与は経験に基づき、最終的な雇用提案がなされた時点での決定となります。 


我々は、以下のコアな多様性に関する能力を備えた個人の採用にコミットしています： 

勤務環境の社会的・文化的な構成の変化に前向きな態度とオープンな姿勢を持ち、それを受け入れる。


  • 異なる視点、能力、障害、人種、宗教、年齢、ライフスタイルの選択、社会的、民族的、文化的な背景を持つ人々と効果的に協力する。
  • 人々の違いを丁寧かつ敬意を持って認め、その違いを重要かつ価値あるものと認識する。
  • 包容性を促進する。
  • 文化的に敏感で適切な行動をとる。
  • 多様な背景と伝統を尊重し、その価値を重んじる。


ご提供する福利厚生： 


運輸省の社員としてご就業いただきますと、ご勤務と生活のバランスは重要な優先事項です。ワシントン州の社員は、国際的に最も包括的で競争力のある福利厚生パッケージを提供しています。これに加えて、医療、歯科、視力保険を含む家族向けの包括的な保険に加え、以下の特典も含まれます：


  • 年間最大25日間の有給休暇
  • 月に8時間の有給病気休暇
  • 年間12日間の有給休日 
  • きめ細かな退職プラン
  • フレックス支出勘定
  • 依頼者支援
  • 退職金の遅延支給および他にも多くの特典があります！


州の社員は、ワシントン州公務員退職年金制度（PERS）の会員です。新規社員は、2つの雇用主が負担する退職プランの選択肢があります。詳細については、以下をご覧ください。 公務員退職年金制度局ウェブサイト

DOCは、人種、宗教、人種、国籍、性別、婚姻状態、性的指向、性自認、性表現、年齢、名誉退伍軍人、退伍軍人ステータス、遺伝的情報、または障害のある方による訓練を受けたガイドドッグやサービス動物の使用など、いかなる理由に基づいても差別を行いません。

この採用に関するご質問や、応募プロセスにおける合理的な配慮を求める場合は、お気軽にお問い合わせください lindsey.martinez@doc1.wa.gov または、お電話でお問合せください 425-760-4485。 TTYサービスをご希望の場合は、ワシントン州リレーファシリティへお電話ください 7-1-1 または 1-800-833-6388。

SeattleJP Job Analysis

Original Job Description

Description

Office Assistant 3 - Pharmacy description image

Office Assistant 3

Southwest Region Business Office

Lacey, Washington.

Hourly Salary: $22.62-$29.96

Monthly Salary: $3,936.00-$5,213.00

Schedule: 7:00am-3:30pm (0700-1530) Monday-Friday (Saturday/Sunday off)

 

The Washington State Department of Corrections is seeking a highly motivated and qualified individual for the Office Assistant 3 position at the Southwest Region Business Office located in Lacey, Washington.


This position ensures patient records are complete and accessible and records are obtained to facilitate patient care during incarceration and after release, which increases the patient’s chances of succeeding upon reentry, directly contributing to the agency’s mission to improve public safety by positively changing lives.


The mission of the Department of Corrections is to 'improve public safety by positively changing lives. For additional information visit our website at doc.wa.gov


COMPLETED APPLICATION PACKET WILL INCLUDE:

  • A detailed resume
  • A cover letter outlining your interest in this position


Application assessment will be ongoing; the hiring authority reserves the right to offer the position at any time during the recruitment process. It’s the applicant's advantage to apply as early as possible. This recruitment could be used to fill multiple permanent or non-permanent positions.

Duties

Process health records: 

  • Check-in ordered records – Pull order form, note all records that have arrived for that order, accurately chrono reception of records received into OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes received; follow-up on any records not received by notifying Lead or Supervisor or emailing sending Records unit; enter date received for each record in Access database; place received records on shelf for disclosure processing; place each request paperwork in appropriate folder for processing. 
  • Forward substance abuse treatment records blue file (BF) to Substance Abuse Recovery Unit (SARU) when received with CF/MF – Chrono receipt of BF in OMNI using Records Issues code. securely package in envelope; create address label, affix address label to envelope; place in outgoing mail for CMS pickup; chrono BF movement in OMNI using Records Issues code. 
  • Return records when no longer needed – After two weeks post-disclosure, verify there is no additional disclosure request for each record and send central and medical files (CF/MF) back to State Records Center (SRC) and Records and Information Management Unit (RIMU); pack archive boxes in barcode number order; create SRC or RIMU address box label; securely tape box closed with address label attached; place box by exterior door for Consolidated Mail Services (CMS) pickup; accurately chrono return of CF/MF into OMNI using Central File Movement and Medical File Movement codes, include number of boxes per file when appropriate; check off return in Access database for each CF/MF. 
  • Return records to regional Records offices for archiving – Review and research emailed request, notify requester of any records not in Unit; note in Access database records to be returned; print Access list of records to be returned; pull records from shelves, ensuring all volumes are included; place records in archive boxes in numerical order; create Record office mailing label; securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping and affix to box; place box by exterior door for CMS pickup; chrono return into OMNI using Medical File Movement code to include number of volumes for record; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at the regional Records office, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing. 
  • Send requested records to facilities – Review and research emailed request, notify requester of any records not located in Unit; pull records from shelves; pack records in archive boxes; create address box label for facility Medical Records; securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping and affix to box; place box by exterior door for CMS pickup; chrono movement in OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at facility Medical Records, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing or entered incorrectly. 
  • Audit Access database for readmitted individuals and send records to current facility – Research each DOC number listed in Records table in OMNI; note in Access database the ones that have been readmitted to prison; pull records from shelves; pack records in archive boxes for each location separately; create address box labels, securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping; place box by exterior door for CMS pickup; chrono movement in OMNI using Medical File Movement code; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at location, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing or entered incorrectly. 
  • Audit records at the Health Records Unit to ensure all have been entered into the Access database – Print Records table from Access database, search storage shelves for each record listed, note any discrepancies, research discrepancies to locate missing or extra records, update Records table as needed to add records not listed or remove records listed but no longer in Unit, notify supervisor of any discrepancies that cannot be rectified. 
  • Order records required for disclosure when requested by supervisor or lead – Email list to each regional Records office, log into Secretary of State Records Center Management System (RCMS) and enter barcode number and DOC identifiers for each CF/MF required, print lists, attach list to requests ordered from that location, note on each list folder name the disclosure request will be filed in, file orders in Records Ordered folder. 

Assist with health records needs at other facilities when requested:

  • Conduct research on each violator file received – Examine OMNI Movements to correctly identify type of violation; accurately chrono receipt of records using Medical File Movement code and include type of file and dates of admission(s); log appropriately into CCP Access database or CCJ Excel spreadsheet. 
  • Scan and index CCJ and County Boarder health records into agency imaging system – Scan documents using a Multi-Function Device or OnBase-dedicated scanner, verify legibility of each page, rescan as needed; upload image files to sweep folder; use OnBase Unity Client to index (code) each page correctly, perform quality assurance to ensure all documents are indexed accurately; verify all documents are viewable in OnBase, destroy original documents after verification, and chrono scanning and destruction using Medical File Movement code with dates of admission(s) included; delete file entry from Excel spreadsheet.  
  • Prepare inactive records for retention 30 days post-release – Inspect outstanding loose filing to ensure all documents are included in the health record; research OMNI Movements and Chronos to ensure all volumes of the record are included; package record in envelope(s) labeled with patient last name, first name, DOC number, and admission and discharge dates included in the record; place chart spine label on spine of envelope; write number of current volume and number of total volumes on each envelope if more than one used to house record; create OMNI Chrono for any change in volume number using Medical File Movement code. 
  • Answer technical questions – Provide direction on precisely locating health records; provide direction on creating accurate chronos; provide direction on CCP file vs. CCJ file; provide direction on correctly scanning violator files. 

Process inactive interfiling: 

  • Process loose filing received from facilities and regional Records offices – Conduct research to precisely locate health record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates, obtain archive barcode number using OFTS when required; appropriately file documents in records located at the Unit, forward documents to facilities and regional Records offices as necessary using interoffice or mailing envelopes, complete and affix CMS pink slip when required; correctly log documents for archived records into Access Interfiling database to include archive barcode number, DOC number, last name, first initial, AKA if OMNI name is different than name on document, release date, archive date, and destruction due date, accurately file documents in file cabinets for archived interfiling. 
  • Check in additional volumes and CCP violator files – Chrono reception of records/files received into OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes or admission dates received; conduct research to precisely locate health record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates, obtain archive barcode number using OFTS when required; forward or return volume/file to alternate location if needed; log receipt into Access database.
  • Order and process records for archived interfiling – Enter CF/MFs to be ordered into Access database; log into Secretary of State RCMS and enter each CF/MF required; print order, attach list to interfiling documents, file order in Records Ordered folder; check in ordered records, chrono receipt of CF/MF using Central File Movement and Medical File Movement codes; place documents pulled from file cabinets for archived interfiling in health record; attach extra volumes of health record to CF/MF; return CF/MF to State Records Center, chrono return of CF/MF using Central File Movement and Medical File Movement codes; delete Access Interfiling database entries of documents that have been interfiled. 
  • Monitor Access Interfiling database – When checking in CF/MFs received from SRC, search database for interfiling; attach any documents to disclosure request; delete entry in database. 
  • Create new spreadsheet and/or database when necessary to process interfiling.

Maintain supply stock:

  • Monitor and order inventory – Use Excel spreadsheet to track stock; order supplies using judgement to ensure stock does not run out; order additional items when requested by other unit staff; notify staff of impending order so any additional items can be included; complete order in TRACKS E-Purchasing System; send TRACKS order to Pharmacy and Health Records Operations Manager for approval; print Purchase Order Information Sheet (POIS) attached to confirmation email to help ensure all items are received. 
  • Receive orders – Compare packing slip and items received with POIS, retain packing slip; email packing slip(s) to Section 3 Receiving after all items have been received; update inventory in Excel spreadsheet; retain paperwork for six months. 
  • Maintain Excel spreadsheet – Add items as necessary, to include Office Depot and/or Pacific Office Solutions item number; remove items no longer needed; adjust number of stock needed to reflect amount typically used. 
  • Ensure printed health record divider sheets are stocked – Monitor amount of each type of divider sheet available; print when needed using judgement to ensure printed stock meets the needs for breaking down records and does not run out. 
  • Create new spreadsheet and/or database when necessary to track supplies and usage.

Other duties as assigned: 

  • Review and process requests for patient medication lists to assure timely, quality service – Research in OMNI Movements location and date of release; log into CIPS Pharmacy system, enter inclusive dates of information to pull, enter patient DOC number, view results to ensure release medications are included, update inclusive dates if needed, pull Release medication list, print or save list to PDF; create Disclosure Statement and save as PF; merge medication list and Disclosure Statement into one PDF file using Adobe Pro; reply to email if emailed request and attach medication list PDF file, notify requester it is a medication list for the specific release date, encrypt email before sending; use eFax to send medication list as response to faxed request, create fax cover sheet, notify requester it is a medication list for the specific release date, save confirmation in Correspondence electronic file. 
  • Document disclosure – Enter request and disclosure in SharePoint Health Records Disclosure Log to include patient’s DOC number, full name, date request was received, facility receiving request, requester name and location, if disclosure was authorized, reason for request, information disclosed, number of pages, date of completion, how document was provided, who completed the disclosure, and time spent completing disclosure; document on printed request number of pages, what was disclosed, date of disclosure, who completed the disclosure, and signature. 
  • Review and accurately assign public records requests posted to GovQA – Research location of record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates; assign to individual listed on instructions Assigning Health Record Requests based on facility and record name/number responsibility; ensure authorizations for Disability Determination Services requests are valid, assign to Unit if not; assign No Records responses to Unit. 
  • Process Unit requests – Correctly log requests into Access database, to include log number, GovQA H number, DOC number, patient name, date request receive, requester name, and record location; obtain archive barcode number using OFTS when required; note log number, H number, record location/barcode number, and DOC number on request; list dates of incarceration/release on request or separate document attached to request to help ensure record is complete.

Qualifications

Required Qualifications: 

  • Valid driver’s license. 
  • One year clerical/office experience. 
  • Ability to type a minimum of 40 words per minute. 
  • General knowledge and experience with office machines, including personal computer, copier, fax machine, mulit-line telephone, etc. 
  • Demonstrate proficiency in basic computer and office skills. 
  • Intermediate word processing and spreadsheet skills. 
  • Demonstrate organization and time management skills. 
  • Handle stressful environments: Adapt to and positively handle the stress of a high-paced work environment. 
  • Multi-task: Ability to multi-task, prioritize, and complete work assignments in a fast-paced, detail-oriented environment. 
  • Policies and procedures: Know, understand, and consistently demonstrate ability to follow all applicable agency policies, procedures, and guidelines related to custody and security. Stay current as policies and procedures change. 
  • Share information appropriately: Maintain confidentiality of information learned through position that is protected by Department of Corrections policy, and Federal and/or State law. Keep supervisor informed of need-to-know items; share complete and accurate information. 
  • Team player: Demonstrate team approach to providing excellent customer service. Communicate effectively both internally and externally. Promote inclusiveness. 
  • Foster a positive attitude: Demonstrate openness toward the ever-changing social and cultural makeup of the workplace. Work effectively with men and women of different perspectives, abilities, disabilities, races, religions, ages, lifestyle preferences, and social, ethnic, and cultural backgrounds. Respectfully acknowledge people’s differences and recognize these differences as important and valuable. Be culturally sensitive and appropriate. Respect and value diverse backgrounds and traditions. 
  • Demonstrate agency values 

 Desired Qualifications:

  • Two years of clerical experience.
  • Equivalent educations/experience.
  • Experience working in  a health services environment and knowledge of medical terminology is preferred.

Supplemental Information

Mission: The mission of DOC is to improve public safety by positively changing lives.

Our Vision: Working together for safer communities.

Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.


Our Core Values:


  1. Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
  2. Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
  3. People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
  4. Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
  5. Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.


IMPORTANT NOTES:

  • DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
  • DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
  • Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies.  If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.   


**Please note:  Phone number AND email address are required for all professional references.

  • A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire.  Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
  • Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply. 
  • We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration. 
  • Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position. 
  • Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
  • Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
  • This position may be represented by a bargaining unit.
  • Requires respirator medical evaluation questionnaire, fit testing, training, and use of respiratory protection as required by the WA Industrial Safety & Act standards. Refer to WAC 296-842 to learn more.  
  • Must be able to work in spaces, climb stairs, walk long distances, and frequently lift up to 30 pounds. Under rare circumstances this position may be required to lift or carry up to 50 pounds and push up to 100 pounds. 
  • Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
  • Candidates who are offered a job with the Department of Corrections must possess work authorization that does not require sponsorship by the employer for a visa now or in the future.
  • Salary is based on experience and is determined at the time a final offer of employment is made. 


We are committed to hiring individuals who possess core diversity competencies: 

Foster a positive attitude and openness toward the ever changing social and cultural makeup of the workplace.


  • Work effectively with people of different perspectives, abilities, disabilities, races, religions, ages, lifestyle preferences and social, ethnic and cultural backgrounds.
  • Respectfully acknowledge people's differences and recognize these differences as important and valuable.
  • Promote inclusiveness.
  • Be culturally sensitive and appropriate.
  • Respect and value diverse backgrounds and traditions.


What We Offer: 


As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority.  Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation.  Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:


  • Up to 25 paid vacations days a year
  • 8 hours of paid sick leave per month
  • 12 paid holidays a year 
  • Generous retirement plan
  • Flex Spending Accounts
  • Dependent Care Assistance
  • Deferred Compensation and so much more!


State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS).  New employees have the option of two employer contributed retirement programs.  For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.

DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.

For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email lindsey.martinez@doc1.wa.gov or call us at 425-760-4485. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.

応募期間/方法

7日 09:30:37
開始日 6/9/2026 (火)
締切日 6/16/2026 (火)
11:59 PM 締切
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