HCLA CUSTOMER SERVICE SPECIALIST 2

雇用形態: Full Time - Permanent

SeattleJP 求人分析

💡 スマート要約

読了時間: 2 分 ▼

📄 職務概要

HCLA 内の DSHS におけるカスタマーサービススペシャリスト2の役割は、内部および外部の顧客をサポートし、質の高い対面、電話、メールでのカスタマーサービスを提供し、問い合わせを解決し、機関のサービスへのアクセスを促進することです。このポジションでは、サポート的なチーム環境において、コミュニケーション能力、組織力、機密性を重視しています。

📋 主な業務内容

一般的な質問への対応と顧客からの苦情や問い合わせの解決
訪問者に歓迎をし、オフィススペースを調整し、カレンダーを管理
電話応対を丁寧に行い、呼び出し先を適切に案内
顧客や関係者からのメールや音声メッセージへの対応
顧客がフォームや機関の手続きを解釈する際の支援
他の機関や団体との良好な関係の維持
記録管理システムを含む複雑なプロジェクトの管理

🛠 必要なスキル

技術スキル

Microsoft Office Applications (Word, Excel, Outlook) Email and Calendar Management Systems Phone System Operation Database Management (Manual or Electronic Records) Data Entry and Proofreading Basic Computer Skills

ソフトスキル

優れたコミュニケーション能力顧客サービス志向問題解決能力柔軟性機密性協力性文化の理解

🎓 応募資格

学歴

短期大学（Associate degree）または学士（Bachelor’s degree）

経験

短期大学卒業者には3年間のカスタマーサービス経験、学士卒業者には1年間の経験

⭐ 求める人材像

理想的な応募者は、詳細に気を配るプロフェッショナルで、顧客からの問い合わせや苦情を管理する経験があり、Microsoft Officeアプリケーションに精通している人物です。マルチタスク環境で活躍でき、優れたコミュニケーション力と問題解決能力を持ち、顧客とのスムーズなやりとりと効率的なオフィス運営を実現できる人物を求めています。

💬 面接対策

複雑な顧客からの苦情を効率よく解決した経験を教えてください。どのように対処しましたか？

問題解決能力、ストレス下での冷静さ、顧客とのコミュニケーション効果を評価したいと考えています。

特定の状況を示し、顧客と積極的にコミュニケーションを取り、解決策を実行し、満足度を確認するまでフォローアップした例を説明してください。

複数の顧客が同時にサポートを求め、スケジュールを圧迫する状況に直面した場合、どのように対処しますか？

これはあなたのオーガナイズ能力、優先順位の決め方、時間制約下での効率的なタスク管理能力をテストします。

あなたのトリアージアプローチ、カレンダーとタスクリストの利用、効率的な対応を確保するためのデリゲートや電話管理戦略について説明してください。

カスタマーサービスの役割に関連するデータベースや電子記録の管理経験はありますか？

データ管理システムの技術的なスキルを確認したいと考えています。

過去の業務で顧客データベースを管理し、データの正確性を確保した例や、電子記録システムを活用してプロセスを効率化した経験を具体的に説明してください。

💡 応募のコツ

顧客からの問い合わせや苦情の処理経験を強調し、減らした苦情解決時間や増加した顧客満足度などの具体的な成果を示してください。
過去の業務での成果を数値で示し、「返信までの時間短縮20%」や「メール返信率の増加30%」などのメトリクスを使ってください。
「カスタマーサービス」「Microsoft Officeの習得」「カレンダー管理」「データ入力」などのキーワードを含め、応募要項に合致するようにしてください。
履歴書をカスタマイズし、政府や公共サービス分野での経験があれば、それに関連する経験やスキルを強調してください。
応募書簡では、公共サービスへの情熱と構造化された環境での適応力、そしてあなたの経験が機関のミッションや価値観とどのように一致するかを説明してください。

🚀 キャリアパス

このポジションは、シニアカスタマーサービススペシャリストへの進出、チームリーダーなどの監督職への移行、または追加のトレーニングと経験に基づく政策分析などの専門職への進展などのキャリアアップの機会があります。

AI分析提供：SeattleJP

元の求人情報

職務内容

DSHS HCLA– カスタマーサービススペシャリスト2

エバートンフィールドサービスオフィスで、開発障害者コミュニティサービス（DDCS）を担当するホーム・アンド・コミュニティ・リーディング行政（HCLA）のカスタマーサービススペシャリスト2としてご加入ください。このポジションはオフィスでの在勤のみで、内部および外部の顧客に対して対面、電話、メールを通じてカスタマーサービスを提供します。担当者は、専門チームと協力しながら、個人および家族がサービスへのアクセスに必要な申請および機関の手続きをサポートします。また、複雑な問い合わせや懸念を解決し、地域全体のコミュニティパートナーおよびリソースとつながる役割も担います。この役割は、サービスの質の高い提供を通じて、オフィス運営の円滑かつ迅速な対応を確保・維持します。ホーム・アンド・コミュニティ・リーディング行政（HCLA）（HCLA）を担当し、開発障害者コミュニティサービス（DDCS）（DDCS）を支援します。

あなたが行う主な業務の一部：

一般的な質問に応じ、顧客の苦情、問い合わせ、およびカスタマーサービスに関する問題を解決します
オフィスに来訪する人々に歓迎し、適切なスタッフ、会議室、またはオフィスに案内します
オフィスおよび会議室のスペースを調整し、カレンダーを管理します
多線電話システムを操作し、丁寧かつプロフェッショナルな態度で呼び出しを適切なスタッフに転送します
顧客、スタッフ、およびその他の関係者からのメールおよびボイスメールに応答します
公衆、顧客、提供者、および利用者に対して、フォームやパンフレットの解釈をサポートし、機関サービスへのアクセスに必要な正しい手順を説明します
他の地域、機関、または団体との良好な業務関係を維持します
多様な複雑なプロジェクトおよび業務を実施し、電子的または手動の記録管理システム（データベースファイルを含む）の設定および修正を行います
高度な整理力と細かな注意を払う能力、データ入力、校正、記録管理を含みます
カスタマーサービススペシャリスト3へのバックアップおよびサポートを提供します

希望されるスキル、知識、能力：

高速な環境での優れたカスタマーサービススキル
所属職務の業務を遂行するため、管理職、同僚、顧客、そして一般市民と効果的にコミュニケーションを取る能力が求められます
必要に応じて、口頭および書面を通じて情報を伝えることで、他者が理解し、顧客が必要な書類を完成させるための支援を行う能力が求められます
コンピュータおよびMicrosoft Officeアプリケーションを効率的に使用できることが必須です
多分野を跨ったチームで協働して業務を遂行する能力が求められます
感覚的で機密性の高い情報や文書を保護し、顧客情報を厳守する能力が求められます
競合する優先順位を管理し、顧客に関する問題、環境に関する問題、個人に関する問題について関連機関の担当者に迅速に連絡する経験が求められます
重大または敏感な問題を特定し、その報告を上司の指揮系統に提出する能力が求められます
柔軟性を持ち、変化に適応し、意見や価値観の違いを尊重する能力が求められます
文化的な意識と多様性を育むことへのコミットメント、およびすべての個人、包括して知的障がいを持つ人々との尊重ある関係構築を行うことへの意欲が求められます

募集対象者は誰ですか？
次のいずれかの条件を満たすプロフェッショナルを募集しています

連邦職員資格証（ Associates degree ）および、顧客に対して苦情や問題の解決を支援する経験が3年間必要です

学士号（ Bachelor’s degree ）および、顧客に対して問い合わせ、苦情、または問題の支援経験が1年間必要です

Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.

その他必要な情報：

勤務時間：月曜日から金曜日、午前8時から午後5時
ソノモッシュ郡の職員は、交通手段としてのOrcaカードの取得資格があります

報酬の高いキャリアを始めたいですか？今日から応募してください！
応募書類と一緒に以下のものをご提出ください:

最新の履歴書
3名の職務経験のある推薦人および連絡先情報

質問がありますか？
DSHS採用担当者であるPeter Bonatoまでお問い合わせください peter.bonato@dshs.wa.gov および採用案件番号を明記してください #03771。

社会福祉と保健サービス省（DSHS）は、人々が人間のサービスを通じて自分の人生を形作ることを願っています。そのためには、所属感、共通の目的、共有される価値観、そして意味のある仕事を持つことで、私たちは協力していきます。DSHSとの仕事において、公平性、アクセス性、社会正義への取り組みをもたらすことが、私たちの機関のビジョンにおいて極めて重要です。私たちは、ワシントン州のすべての市民、ブラック、インディゲナス、そして人々の色（People of Color）、身体的、行動的健康、知的障害を持つ人々、高齢者、LGBTQIA+の人々、移民および難民、そして財政的安定を築いている家庭をサポートすることを目指しています。

補足情報

新規採用の前には、犯罪歴を含む背景調査が行われる可能性があります。背景調査の情報は必ずしも雇用を拒否する理由にはなりませんが、応募者の仕事に適した適正と能力を判断する際の参考になります。この募集は複数の空席を埋めるために使用されることがあります。州業務で運転する従業員は有効な運転免許証を保有する必要があります。個人所有の車両で州業務を行う従業員は、その個人所有の車両に責任保険を保有する必要があります。

ワシントン州社会福祉と保健サービス省（DSHS）は、年齢、性別、性的指向、性別、性別表現、婚姻状態、人種、宗教、色、国籍、宗教、政治的立場、軍事的状態、名誉退伍軍人、ベトナム戦争期、最近離職またはその他の保護された退役軍人、感覚的、精神的、身体的障害の存在、または障害を持つ者が訓練を受けた導盲犬またはサービス動物を使用する、などに基づいて雇用、そのプログラムまたはサービスにおいて差別を行いません。応募者が申請プロセスまたはこの仕事の募集において代替形式での配慮が必要な場合は、採用担当者（360）725-5810 までお問い合わせください。聴覚障害または難聴の応募者は、ワシントン州リレーフサービスを通じて7-1-1または1-800-833-6384にかけてご連絡ください。

E-Verify® は米国国土安全保障省の登録商標です

SeattleJP Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Customer Service Specialist 2 role at HCLA within DSHS supports both internal and external customers by providing high-quality in-person, phone, and email customer service, resolving inquiries, and facilitating access to agency services. This position emphasizes strong communication, organizational skills, and confidentiality in a supportive team environment.

📋 Key Responsibilities

Field general questions and resolve client complaints and inquiries.
Greet visitors, coordinate office space, and manage calendars.
Answer phone calls professionally, directing callers appropriately.
Respond to emails and voicemails from clients and stakeholders.
Assist clients with interpreting forms and agency procedures.
Maintain positive relationships with other agencies and organizations.
Manage complex projects including record keeping systems.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Soft Skills

Excellent Communication Customer Service Orientation Problem Solving Adaptability Confidentiality Collaboration Cultural Awareness

🎓 Qualifications

Education

Associate's degree or Bachelor’s degree

Experience

3 years of customer service experience (Associate's) or 1 year (Bachelor’s)

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is a detail-oriented professional with robust customer service skills, proven experience in managing client inquiries and complaints, and strong proficiency in Microsoft Office applications. They excel in multitasking environments, demonstrating excellent communication and problem-solving abilities to ensure smooth client interactions and efficient office operations.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you had to resolve a complex client complaint efficiently. How did you handle it?

They want to assess your problem-solving skills, ability to remain calm under pressure, and effectiveness in client communication.

Provide a specific scenario where you identified the issue, communicated proactively with the client, implemented a solution, and followed up to ensure satisfaction.

How would you handle a situation where multiple clients are seeking assistance simultaneously, potentially overwhelming your schedule?

This tests your organizational skills, prioritization abilities, and capacity to manage multiple tasks efficiently under time constraints.

Describe your triage approach, use of tools like calendars and task lists, and strategies for delegating or managing calls effectively to ensure timely responses to all clients.

What experience do you have with managing databases or electronic records relevant to customer service roles?

They need to verify your technical skills in handling data management systems crucial for client interactions and administrative tasks.

Give concrete examples from previous roles where you managed client databases, ensured data accuracy, or utilized electronic records systems to streamline processes.

💡 Application Tips

Highlight your experience handling client inquiries and resolving complaints, emphasizing quantifiable outcomes such as reduced complaint resolution time or increased client satisfaction scores.
Quantify your achievements in previous roles, using metrics like 'decreased turnaround time by 20%' or 'increased email response rates by 30%'.
Include keywords like 'customer service', 'Microsoft Office proficiency', 'calendar management', and 'data entry' to align with the job description requirements.
Customize your resume to showcase relevant experience in government or public service settings, if applicable, emphasizing transferable skills and duties similar to those listed in the job posting.
In your cover letter, emphasize your enthusiasm for public service and your ability to adapt to structured environments, while providing context on how your background aligns with the agency’s mission and values.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Customer Service Specialist, transitioning into a supervisory role like a Team Leader, or progressing into specialized roles like Policy Analyst within the agency, depending on additional training and experience.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

DSHS HCLA– Customer Service Specialist 2

Join our team as a Customer Service Specialist 2 with the Home and Community Living Administration (HCLA), serving Developmental Disabilities Community Services (DDCS) in the Everett field service office. This position is in-office only, providing customer service support in person and via phone and email to both internal and external customers. The incumbent will work both independently and collaboratively with a dedicated team to help individuals and families navigate applications and agency processes to access services. You will play an important role in supporting clients by resolving complex inquiries and concerns and connecting people to community partners and resources across the region. This role provides consistent, high-quality service delivery to ensure and maintain smooth and responsive office operations.

Some of what you'll do:

Field general questions and assist in resolving client complaints, inquiries, and customer service issues
Greet visitors to the office and refer to the appropriate, staff, meeting room, or office
Coordinate building and office meeting room space and maintain calendars
Answer multiple line phone system, directing callers to appropriate staff in a courteous and professional manner
Respond to email and voicemail messages from clients, staff, and other stakeholders.
Provide the public, clients, providers, and customers with assistance interpreting forms, pamphlets, and explaining the proper procedures to access agency services
Ensure positive working relationships are maintained with other regions, agencies, or organizations
Carry out a variety of complex projects and assignments including establishing and revising electronic or manual record keeping systems (including database files)
Strong organizational skills with attention to detail, including data entry, proofreading, and records management
Provide backup and support to the Customer Service Specialist 3

Desired skills, knowledge, and abilities:

Excellent customer service skills in a fast-paced environment
Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
Ability to communicate information both orally and in writing so others will understand and help assist clients in completing required forms
Must be proficient at using the computer and Microsoft Office applications
Ability to work collaboratively in a multi-disciplinary team setting
Ability to safeguard sensitive and confidential information and documents and maintain confidentiality regarding client information
Experience in managing competing priorities and keeping key agency personnel notified as to client issues, environment issues, and personal issues
Ability to identify issues of a serious or sensitive nature that need to be reported to supervisor chain of command
Ability to be flexible, adapt to change and respect differences in opinion and values
Commitment to fostering cultural awareness and diversity, and maintaining respectful engagement with all individuals, including those with intellectual disabilities

Who should apply?
We’re looking for professionals who meet one of the following:

Associates degree and three (3) years of experience assisting customers to resolve complaints or problems

A Bachelor’s degree and one (1) year of experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems

Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.

Additional information:

Work schedule: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday through Friday
Snohomish County employees are eligible to receive an Orca Card for transportation needs.

Ready to start a rewarding career? Apply today!
Along with your application, please include:

An updated resume
Three professional references with contact information

Questions?
Please reach out to DSHS Recruiter Peter Bonato at peter.bonato@dshs.wa.gov and reference job number #03771.

The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.

Supplemental Information

Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.

Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.

E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security

応募期間/方法

7日 09:30:37

開始日 5/15/2026 (金)

締切日 5/22/2026 (金)

11:59 PM 締切

ウェブサイトから応募

応募ボタンクリック数: 2

SeattleJP 求人分析

💡 スマート要約

📄 職務概要

📋 主な業務内容

🛠 必要なスキル

技術スキル

ソフトスキル

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⭐ 求める人材像

💬 面接対策

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職務内容

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📄 Position Overview

📋 Key Responsibilities

🛠 Required Skills

Technical Skills

Soft Skills

🎓 Qualifications

⭐ Ideal Candidate

💬 Interview Preparation

💡 Application Tips

🚀 Career Path

Original Job Description

Description

Supplemental Information

ワシントン大殺人事件容疑者初出廷

タコマ教職員暴力事件で勇敢行動

UW学生殺人事件容疑者逮捕